事務局画面の設定 / SMOOSYサポート

事務局画面の設定

1. 学会情報の登録

9. メール署名設定とメールテンプレート確認

事務局画面の設定

SMOOSY導入にあたり、事務局画面で設定が必要な内容について説明します。

1. 学会情報の登録

SMOOSY画面ヘッダー部、フッター部に表示される学会の基本情報を登録します。下図の学会情報の表示位置を参考に登録してください。

画面イメージ【会員マイページログイン】

事務局画面の設定.png

手順

[サイト設定]画面の[学会情報]欄で編集・更新し、画面下の[登録]ボタンで登録します。

入力項目	内容
学会名（②）	学会の正式名称を確認してください。
学会サイトURL（④）	学会ウェブサイトへの外部リンクです。クリックすると別ウィンドウで開きます。
管理者メールアドレス	設定不要です。サイト構築時にアトラスで設定します。
事業年度	学会の事業年度を確認してください。事業年度と会計年度が異なる場合は、「会計年度」を設定します。
お問い合わせ先（⑤）	入会申請者・会員向けに表示するお問い合わせ先です。HTMLで編集が可能です。
メール署名	SMOOSYから送信するメールの署名です。メール作成時に署名用のメール変数（${society_signature}）を使用すると、ここで登録している署名に置換されて送信されます。
学会ロゴ画像（①）	学会ロゴ画像がある場合は設定してください。設定しない場合は何も表示されません。画像の表示サイズは50px × 50px です。縦もしくは横が50px以上の場合は縮小して表示します。50px以下の場合は拡大して表示されますので、画質が荒くなる場合があります。
ファビコン（③）	Webブラウザで複数のページを開いた際、ページを判別しやすくするためにタブ部分に表示されるアイコンです。設定しない場合はSMOOSYのロゴマークが表示されます。

※学会ロゴ画像やファビコン画像を登録後、ブラウザを再読込みしても画像が更新されない場合は、以下のショートカットキーでスーパーリロードをお試しください。
Windows：「Ctrl + F5」または「Ctrl + Shift + R」
Mac：「Command ＋ Shift ＋ R」

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2. 会員規約の設定

入会申請時の最初の画面に表示する会員規約を設定します。入会希望者は内容を確認して「同意する」にチェックをいれたうえで入会申請へ進むことになります。

画面イメージ【入会申請/会員規約】

手順1

[会員規約設定] 画面で[変更]ボタンをクリックします。

会員規約.png

手順2

会員規約を入力し、[確認] ボタンをクリックして次画面で登録します。

HTMLタグが使用できますので、赤字や太字、フォントの大きさなど任意の設定ができます。

English入力欄には、英語画面を利用する場合は英語で、英語画面を利用しない場合は日本語を転記してください。

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3. 会員マイページログイン画面設定

会員マイページのログイン画面にログイン時の注意事項など、会員向けメッセージを登録できます。

会員マイページログイン画面設定.png

手順

[サイト設定]画面の[会員マイページログイン画面説明文]欄に入力し、画面下の[登録]ボタンで登録します。

スクリーンショット 2024-06-13 160256.png

改行を入れたい場合、また赤文字、太字にしたい場合はHTMLタグを使用します。

文字装飾	HTMLタグ	入力例	表示イメージ
改行	改行したい場所に「<br/>」を入力する	会員のみなさまへ<br/>メールが届かない場合は・・・	会員のみなさまへメールが届かない場合は・・・
赤文字	赤文字にしたい文字を以下で挟む「<span style="color:#ff0000;">」～「</span>」	<span style="color:#ff0000;">注意事項</span>	注意事項
太字	太文字にしたい文字を以下で挟む「<b>」～「</b>」	＜b>事務局の連絡先＜/b>	事務局の連絡先

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4. 入会希望時期に関する説明文設定

入会申請画面の「入会年度」項目には、既存の説明文が設定してあります。既存の説明文の下に、詳細な説明文を追加したい場合は設定します。

画面イメージ【入会申請】

青枠：既存の説明文
赤枠：事務局画面から追加・編集できる説明文領域

既存の説明文と、追加する説明文の両方を表示する場合は間に罫線が入ります。

入会年度表示位置.png

既存の説明文もしくは、追加する説明文のみを表示する場合は罫線は表示されません。

入会年度罫線なし.png

手順1

[サイト設定]画面の[入会希望時期に関する説明文]欄に入力し、画面下の[登録]ボタンで登録します。

入会年度の説明文.png

改行を入れたい場合、また赤文字、太字にしたい場合はHTMLタグを使用します。

文字装飾	HTMLタグ	入力例	表示イメージ
改行	改行したい場所に「<br/>」を入力する	当会の事業年度は4月～翌年3月です。<br/>2025年1月～3月の申請は・・・	当会の事業年度は4月～翌年3月です。 2025年1月～3月の申請は・・・
赤文字	赤文字にしたい文字を以下で挟む「<span style="color:#ff0000;">」～「</span>」	<span style="color:#ff0000;">注意点</span>	注意点
太字	太文字にしたい文字を以下で挟む「<b>」～「</b>」	＜b>学術大会に参加される場合＜/b>	学術大会に参加される場合

手順2

[代理申請]画面で、設定した説明文が正しく表示されているか確認します。

代理申請.png

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5. 会員情報項目の選択肢の追加

入会申請画面、会員マイページ会員情報変更画面に表示する所属機関分類や専門分野等の選択肢を追加してください。

手順1

[各種マスタ設定]画面で対象のマスタを選択し、[項目追加]ボタンをクリックします。

各種マスタ設定.png

手順2

マスタ項目追加画面で選択肢の情報を入力し、[登録]ボタンをクリックします。

各種マスタ設定02.png

手順3

修正が必要な場合は[編集]をクリックして修正してください。

各種マスタ設定03.png

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6. 「商品カテゴリー/商品設定」の確認

入会金や年会費など、決まった金額の費用を商品として登録することができます。

※商品は複雑なためSMOOSYサポート担当が設定いたします。

※商品項目や金額に誤りがないかをご確認のうえ、修正する場合は修正内容をSMOOSYサポートまでご連絡ください。

手順1

[請求・商品/料金一覧]をクリックすると、請求区分ごとの請求対象商品一覧が表示されます。

手順2

商品名や金額に誤りがないかを確認のうえ、修正する場合はSMOOSYサポートまでご連絡ください。

seikyu.png02.png

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7. 支払方法の登録

振込先情報を設定してください。以下の場合に支払方法選択画面に表示されます。

入会申請画面や会員マイページで、会員自身で郵便振替や銀行振込などを選択できる設定にしている
事務局画面から会員の支払方法を郵便振替や銀行振込などに設定している
会員が支払方法を郵便振替や銀行振込に設定している

銀行振込や郵便振替を表示する場合の振込先情報を、下記手順を参照して設定してください。

画面イメージ【入会申請/支払方法選択】

導入　事務局画面設定.png

手順1

[支払方法設定]画面で、設定する支払方法の[支払方法変更]欄の鉛筆アイコンをクリックします。

支払方法設定画面追加完了.png

手順2

[支払方法追加]画面の[選択説明]欄に振込先情報を入力し、[登録]ボタンをクリックします。

支払方法追加画面.png

項目	内容
支払方法	入力不要です。新規で支払方法を追加する場合は、自動的に「決済代行サービス不使用」と表示されます。
支払方法名	支払方法の名称を入力してください。（例）銀行振込、郵便振替、自動口座振替など
選択説明	支払名称の下に説明書きとして表示されます。銀行の口座情報等を記入してください。
選択可否	入会申請/会員マイページ/事務局画面での選択可否を設定します。入会申請時から選択可：入会申請時、会員マイページ、事務局全ての画面で選択できます。会員マイページのみ選択可：入会申請時は選択できず、会員マイページまたは事務局画面のみで選択できます。事務局のみ選択可：事務局のみが選択できます。会員には選択させず、希望があれば個別に許可する場合などに選択してください。
有効/無効	支払方法として使用する場合は「有効」、使用しない場合は「無効」にチェックを入れてください。既に選択している会員がいる場合は無効にできません。