事務局画面の基本情報
| 1. 事務局画面のログイン方法 | 2. 事務局画面構成 | 3. よく利用する検索画面の操作のながれ | 4. メール送信について | 5. サポートサイト | 6. 画面表示がおかしい場合 |
事務局画面の基本情報
事務局画面では名簿管理、会費管理を行います。
事務局画面では主に以下のことができます。
- 会員の追加や情報の変更
- 会員情報のダウンロード
- 宛名ラベルPDFのダウンロード
- 請求・入金情報の管理
- 請求書・領収書のダウンロード
- 会員へのメール送信
このページでは事務局画面のログイン方法、画面構成などの基本情報を説明します。
1. 事務局画面のログイン方法
事務局画面URLにアクセスし、事務局用のログインIDとパスワードでログインします。
●●●●●部分は学会ごとに固有のコードが入ります。
| 事務局画面URL | https://●●●●●.smoosy.atlas.jp/secretariat/login |
事務局ログイン画面
2. 事務局画面構成
ログインすると、SMOOSYに登録されている会員状況や会員種別ごとの会員数、支払状況のサマリーが表示されます。
画面左側のメニュー名をクリックすると、画面が切り替わります。
事務局トップ画面
3. よく利用する検索画面の操作のながれ
事務局画面でよく利用するのは検索画面です。対象を検索して必要な操作をします。
※検索せずに操作すると登録されている会員全員に対して実行されますので注意してください。
- 個人会員検索
- 法人会員検索
- 個人会員請求検索
- 法人会員請求検索
手順1
画面左側で対象メニューをクリックします。SMOOSYに登録されている会員一覧が（請求検索画面では請求一覧）が表示されます。
画面の初期表示は、「申請中」と「入会/在会」の会員のみを表示し、退会者や除名者に意図せずメール送信などの操作をしないようにしています。
手順2
検索欄で対象を検索します。検索したい対象が退会者や除名者の場合には、会員状況「申請中」と「入会/在会」のチェックを外して検索します。
手順3
検索された対象全員に一括操作する場合は、画面上部の緑のボタンを使用します。
一人ずつ個別に操作する場合は、画面右側 [操作]欄から操作します。
検索画面ではさまざまな検索条件や検索条件を保存するなど便利な機能があります。
4. メール送信について
メールは検索画面から送信します。
※検索せずに [一括メール送信]すると登録されている会員全員にメール送信されますので注意してください。
先にメールテンプレートを作成し、次に対象の検索画面でメール送信する対象者を検索して送信します。
誤送信防止のため、最初は自分のみにテストメールしてください。メールが送信/受信できたこと、メール文に間違いないことを確認してから、送信したい相手に送信してください。
手順1
画面左側 [メールテンプレート]をクリックすると、登録されているメールテンプレート一覧が表示されます。
新しくメールテンプレートを作成する場合は [+メールテンプレート追加]ボタンをクリックします。
既にあるメールテンプレートを編集、または複製する場合は 操作欄から操作します。
手順2
メール作成 / 編集画面が表示されるのでメール文を作成 / 編集して登録します。
画面下部に、利用できるメール変数一覧が表示されますので必要に応じてご利用ください。メール変数は送信の際に実際のデータ（学会名や会員名など）に置き換わる機能です。
手順3
画面左側で対象メニューをクリックします。SMOOSYに登録されている会員一覧が（請求検索画面では請求一覧）が表示されます。
会員検索画面では検索された会員1人に対してメールが1通送信されます。
請求検索画面では検索された請求1件に対してメールが1通送信されますので、会員1人に対して複数メール送られることがあります。
※イベントのお知らせなどは会員検索画面から送信するように注意してください。
| 検索画面 | メール送信対象 | 会員一人に対して 送信されるメール数 |
会員検索画面
|
検索結果一覧に表示されている会員1人につき、メールが1通送信されます。 | 1 |
請求検索画面
|
検索結果一覧に表示されている請求1件につき、メールが1通送信されます。 1人の会員が複数請求検索されていた場合、複数メール送信されます。 |
1以上 |
手順4
自分のアカウントを検索し、[一括メール送信]ボタンをクリックします。次画面で作成したメールテンプレートを選択し、テストメール送信します。
手順5
メールが送信/受信できたこと、メール文に間違いないことが確認します。
手順6
検索画面に戻り、対象者にメールしてください。
5. サポートサイト
事務局画面で分からないことがあったら当サポートサイトを確認してください。事務局画面のヘッダーからアクセスできます。
| サポートサイトURL | https://smoosysupport.smoosy-pre.atlas.jp/ja | |
6. 画面表示がおかしい場合
ご利用ブラウザの影響でシステムが動作しないことがあります。
システムが動作しない場合には、ブラウザを最新版にする、または別ブラウザでの操作をお試しください。
事務局画面の推奨ブラウザは以下になります。
- Chrome 最新版
- Firefox 最新版
- Safari 最新版
※Microsoft Edgeは利用できません。