（参考）Excelの便利な機能
| 1. 住所を「都道府県」と「市区町村以降」に分ける | 2. 姓名をスペースで「姓」と「名」に分割する | 3. 文字列の頭に「0」を追加する | 4. 不要なスペースを削除する | 5 . カタカナをひらがなに変換する |
データ作成時に使える便利なExcel機能をご紹介いたします。
ここで出てくる関数内の列番号や行番号は全てダミーのため、実際のデータに置き換えてご活用ください。
また、お使いのExcelのバージョンにより見た目が異なる可能性がございます。
1. 住所を「都道府県」と「市区町村以降」に分ける
SMOOSYでは「都道府県」と「市区町村以降」の住所を切り分けて入力する必要があります。
元データが分かれていない場合は以下を参考に分けて入力してください。
手順1
新規のExcelシートを開き、A列に元データの住所情報を貼り付けます。
手順2
B1セルを選択し、上部の数式バーに以下の関数を入力します。
=IF(MID(A1,4,1)="県",LEFT(A1,4),LEFT(A1,3))
都道府県の列に「東京都」が反映されます。
手順3
続いてC1セルを選択し、上部の数式バーに以下の関数を入力します。
=RIGHT(A1,LEN(A1)-LEN(B1))
住所の列に「千代田区〇〇町1-2-3」が反映されます。
手順4
B1・C1セルを選択し、下まで引っ張ってコピーします。
手順5
切り分けた「都道府県」「市区町村以降」の住所をコピーして、SMOOSYのフォーマットに貼付けます。
関数のままだとシステムにデータとしてインポートができないため、「値」に変換する必要があります。
貼り付け先のセルを選択し、右クリックして[貼り付けのオプション]から「値」貼り付けを選択してください。
※値貼り付けのアイコン等はExcelのバージョンによって異なる場合があります。
手順6
値貼り付け後は数式バーに数式ではなく、文字列として表示されています。
2. 姓名をスペースで「姓」と「名」に分割する
SMOOSYでは「姓」と「名」を切り分けて入力する必要があります。
元データの姓名がスペース区切りで1つのデータになっている場合、簡単に分割することができます。
手順1
新規のExcelシートを開き、A列にスペースで区切られた姓名の元データを貼り付けます。
手順2
姓名を貼り付けたセル範囲を選択し、メニューバーの「データ」をクリックします。
手順3
ツールバーにある「区切り位置」をクリックします。
手順4
以下の「区切り位置指定ウィザード」ダイアログボックスが表示されます。
「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」にチェックを入れて、[次へ]をクリックします。
手順5
[区切り文字]で「スペース」にチェックを入れて、[次へ]をクリックします。
手順6
分割した結果の表示先を指定して、[完了]をクリックします。
手順7
「姓」「名」が分かれて入力されていることを確認します。
手順8
切り分けた「姓」「名」をコピーして、SMOOSYのフォーマットに「値」形式で貼付けます。
値形式の貼り付け手順は「①住所を「都道府県」と「市区町村以降」に分ける。」の手順5以降を参考にしてください。
3. 文字列の頭に「0」を追加する
会員番号の頭に「0」を追加する場合などに便利な関数です。SMOOSYでは会員番号で会員検索ができますが、「1」と入力すると1が含まれる全ての会員番号が検索対象となります。そのため「00001」など対象を絞って検索ができるよう、桁数を揃えて入力されることをお勧めしています。
ここでは一桁の会員番号の頭に0を5つ追加して6桁にする方法をご説明します。
手順1
新規のExcelシートを開き、A列に元データの会員番号を貼り付けます。
手順2
B1セルを選択し、上部の数式バーに以下の関数を入力します。
「"000000"」の部分は桁数を表しているため、実際の桁数に合わせて変更してください。
=TEXT(A1,"000000")
手順3
B列を下までコピーします。
手順4
0を追加した会員番号をコピーして、SMOOSYのフォーマットに「値」形式で貼付けます。
値形式の貼り付け手順は「①住所を「都道府県」と「市区町村以降」に分ける。」の手順5以降を参考にしてください。
4. 不要なスペースを削除する
メールアドレスの先頭などにスペースなどが含まれていると、データインポート時にエラーとなってしまいます。
元データからコピー＆ペーストした際にスペースが含まれてしまった場合などは、下記の手順を参考にスペースを削除してください。
ここではメールアドレスの先頭にあるスペースを削除する例でご説明します。
手順1
新規のExcelシートを開き、A列に元データのメールアドレスを貼り付けます。
ここではA1セルの先頭にスペースが入っている例でご説明します。
手順2
A列のメールアドレスを選択し、上部のツールバーの「検索と選択」から「置換」をクリックします。
※表示名などはExcelのバージョンにより異なります。
手順3
「検索する文字列」にスペースを入力します。置換後の文字列には何も入力せず、「すべて置換」をクリックします。
手順4
「検索と1件の置換を完了しました。」というポップアップが表示されるので、スペースがなくなっていることを確認します。
手順5
A列のメールアドレスをコピーして、SMOOSYのフォーマットに「値」形式で貼付けます。
値形式の貼り付け手順は「①住所を「都道府県」と「市区町村以降」に分ける。」の手順5以降を参考にしてください。
5 . カタカナをひらがなに変換する
SMOOSYでは「ふりがな」はひらがなで入力する必要があります。
カタカナで管理している場合は、ひらがなに変換して入力してください。
手順1
新規のExcelシートを開き、A列に元データを貼り付けます。
手順2
B1セルを選択し、上部の数式バーに以下の関数を入力します。
=PHONETIC(A1)
手順3
B1セルを選択し、下まで引っ張ってコピーします。
手順4
手順1でA列に張り付けたデータを選択し、ツールバー「ふりがなの表示/非表示」のプルダウンから［ふりがなの設定］をクリックします。
手順5
[ふりがな]タブの種類から「ひらがな」を選択し、[OK]をクリックします。
手順6
B列がひらがなになっていることを確認します。
手順7
B列の「ふりがな」をコピーし、SMOOSYのフォーマットに「値」形式で貼付けます。
値形式の貼り付け手順は「①住所を「都道府県」と「市区町村以降」に分ける。」の手順5以降を参考にしてください。