SMOOSYご利用中の学会様向け A-Pass導入に伴う変更点と対応
| 1. A-Passでできること | 2. マイページログイン方法 | 3. その他変更点 | 4. A-Pass導入の流れ | 5. 参考資料 |
A-Passを利用する場合、マイページのログイン方法が変更になります。また、履歴や非会員を管理する機能が追加されます。
本ページでは、具体的な変更点や追加機能、導入手順についてご案内します。
1. A-Passでできること
A-Passを導入することで、未納アラートの自動表示や非会員の管理などが可能になります。また、オプションのイベント参加登録機能も利用できます。
会員は、株式会社アトラスが提供するConfit・SMOOSYを1つのアカウントで利用できるようになるため、アカウント管理の負担が軽減できます。
1-1. A-Passでできること（学会事務局）
SMOOSYで「A-Pass」を利用することで、事務局側には以下のようなメリットがあります。
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未納アラートの自動表示
これまで未納請求の督促方法は、事務局画面からメール送信のみでした。
A-Passを利用してログインすると、未納がある場合に自動でマイページトップにアラートが表示されるようになります。
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小規模イベントの参加費請求・参加者管理
オプションの「イベント参加登録機能」が利用できます。セミナーやシンポジウムなどの小規模イベントにおいて、参加者は参加登録およびクレジットカードでのお支払い、管理者は参加者情報の管理ができます。
詳細はサポートサイト「イベント参加登録機能の概要・ご注意事項」を参照してください。
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「Confit」を連携してご利用の場合：申込時の会費未納チェック機能の利用・会員情報更新アラートの表示
Confitを連携してご利用の場合、マイページから参加登録・演題登録に進む時に、会費の未納状況を自動チェックすることができます。
また、最新の会員情報で申込できるよう、更新を促すアラートが半年に1回表示されます。
詳細はサポートサイト「学術大会支援サービス「Confit」をご利用の場合」を参照してください。
【会費未納チェック機能 イメージ】
【会員情報更新アラート イメージ】
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イベントや大会に参加した非会員を「会員候補」として蓄積
非会員もA-Passアカウントを作成することで、マイページから大会やイベントの申込ができます。
非会員のプロフィール情報は「会員候補」として事務局画面に蓄積され、入会案内メールの送信などに活用できます。
非会員管理の詳細はサポートサイト「非会員（会員候補）管理」を参照してください。
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イベントや大会の履歴情報の管理
A-Passの利用に伴って、「履歴の保存期間1年間」の制限付きでオプションの「履歴情報管理機能」を利用できます。
イベントや大会の参加履歴をインポートすることで、参加者への次回大会の案内などに活用できます。
※資格情報等、1年間以上長期的に管理したい履歴がある場合は、別途有料オプションの申込が必要です。
1-2. A-Passでできること（会員）
会員側には以下のようなメリットがあります。
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アカウント管理の負担を軽減
これまでは、会員が複数のSMOOSY利用学会に所属している場合でも、各学会ごとにメールアドレス・パスワードを設定して管理する必要がありました。
A-Passを利用する場合、A-Passを導入している他学会のマイページも同じアカウントでログインすることができます。
また、大会の演題・参加登録システム「Confit」にもログインできるようになります。
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大会やイベントの情報もマイページからアクセスできる
「学術大会支援サービス Confit」や「SMOOSY イベント参加登録機能」をご利用の場合、マイページから大会やイベントの申込サイトにシームレスにアクセスできるようになります。
【マイページトップ イメージ】
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ORCID iDを使用したログインが可能
ORCID（Open Researcher and Contributor ID）によるログインに対応しています。既存の国際研究者IDを活用できるため、新たな登録手続きも不要です。
【マイページログイン画面 イメージ】
2. マイページログイン方法
A-Passを利用する場合、マイページのログイン方法が変更になります。ログインには「A-Pass」のアカウントが必要になります。
2-1. A-Passのログイン方法
ログイン画面で入力されたメールアドレスを元に、A-Passアカウントの有無や会員登録状況を自動で判別します。
状況に応じた操作画面が表示されるため、以下のような場合でも画面に沿ってスムーズにログインできるようになっています。
- 会員情報とは異なるメールアドレスでA-Passを作成してしまった
- Confitを利用した大会の参加時に作成したA-Pass（Confitアカウント）と会員情報のメールアドレスが異なる
- 他学会で作成済みのA-PassとはじめてA-Passでログインする学会に登録しているメールアドレスが異なる
画面イメージはマイページヘルプ「初めてログインする場合（会員・申請中の方）」を参照してください。
また、会員からA-Passに関する問い合わせがあった場合に参照できるサポートサイトもご用意しています。
【A-Passログインのながれ】
2-2. 変更内容
マイページログインの変更内容の詳細は以下です。
| 変更箇所 | A-Pass利用前 | A-Pass利用後 |
| はじめてログインする場合 | 会員情報に登録したメールアドレスとパスワードでログインします。 |
A-Passのアカウントを新規作成し、A-Passに登録したメールアドレスとパスワードでログインします。 |
| ログインID |
会員情報のメールアドレスもしくは会員番号 |
A-Passのメールアドレス |
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パスワード |
入会申請時に登録したパスワード |
A-Pass作成時に登録したパスワード ※[入会申請]画面のパスワード設定項目は削除されます |
| ログインできなくなった場合 | ログインメールアドレスでメールが受け取れない場合、事務局画面からメールアドレスの変更が必要です。 |
ログインメールアドレスでメールが受け取れない場合、 パスワード再設定用連絡先を登録していない場合は、事務局画面から対応が必要です。詳細は「「ログインできない」と問い合わせがあった場合」ページを参照してください。 |
| アカウント管理 |
会員が複数のSMOOSY利用学会に所属している場合でも、各学会ごとにメールアドレス・パスワードの登録が必要になります。 |
A-Passを導入しているSMOOSY利用学会のマイページは、全てA-Passでログインできます。 また、「学術大会支援サービスConfit」もA-Passでログインできます。 |
3. その他の変更点
ログイン方法の他、以下が変更になります。
| 変更箇所 |
A-Pass利用前 |
A-Pass利用後 |
| 利用規約 | 学会ごとに「SMOOSY利用規約」を設定します。 |
「SMOOSY利用規約」と「Confit利用規約」を統合し、すべての学会で「アトラス共通利用規約」を適用します。この規約に加えて、共通利用規約に定める個別利用条件として各サービスの利用規約が適用されます。 規約の主な変更点は、「利用規約改定のお知らせ」を参照してください。 また、利用規約改定に伴い、入会申請の際に「会員規約」と「利用規約」への同意が必要になります。 |
| 入会申請ヘルプ | 入会申請ヘルプ：https://atlas-team.notion.site/smoosy-applicationhelp |
入会申請ヘルプがA-Pass利用者向けのページに変更になります。 入会申請ヘルプ：https://atlas-team.notion.site/smoosy-apass-applicationhelp |
| マイページヘルプ | マイページヘルプ：https://atlas-team.notion.site/smoosy-mypagehelp |
マイページヘルプがA-Pass利用者向けのページに変更になります。 マイページヘルプ：https://atlas-team.notion.site/smoosy-apass-mypagehelp |
4. A-Pass導入の流れ
アトラスにてSMOOSYの設定をA-Pass利用方式に変更した後、学会様から会員へログイン方法の変更に関する周知メールを送信していただきます。
準備期間は1～2か月程度です。なお、設定変更と会員周知は同日の対応となります。
※設定変更から会員周知まで日が空いてしまうと、「ログイン画面が変わった」「ログイン手順がわからない」等のお問い合わせが発生する懸念があります。
4-1. アトラスの作業
以下はアトラスで対応します。
- ログイン方法を「A-Pass利用方式」に変更
- 入会申請画面から「パスワード」の項目を非表示に設定
- A-Pass用メールテンプレートの設定
- 以下に掲載しているヘルプURLの差し替え
- SMOOSYの各画面右上の「ヘルプ」リンク
- メールテンプレート
- マイページの「お知らせ」
- SMOOSYウェブサイト機能で作成した学会サイト
4-2. 学会様の作業
学会様にて以下の対応をお願いします。
①メールテンプレートの確認
アトラスでログイン方法変更の周知用のメールテンプレートを用意します。内容をご確認ください。
②学会サイト上の変更箇所の確認
入会申請ヘルプ・マイページヘルプがA-Pass利用者向けのページに変更になります。学会サイトにヘルプを掲載している箇所がないか、事前にご確認ください。
③（必要に応じて）事前の会員周知
必要に応じて、ログイン方法の変更について学会サイトなどで事前に周知をお願いします。周知文のテンプレートは「5. 参考資料」を参照してください。
④学会サイト上のヘルプURL差し替え
②で変更箇所があった場合は、会員周知日にA-Pass利用者向けヘルプのURLに差し替えてください。
- 入会申請ヘルプ：https://atlas-team.notion.site/smoosy-apass-applicationhelp
- マイページヘルプ：https://atlas-team.notion.site/smoosy-apass-mypagehelp
⑤会員周知メールの送信
アトラスでの作業が完了しましたら、事務局画面から周知メールを送信してください。
5. 参考資料
A-Passの導入・ログイン方法の変更にあたって、理事会等でご利用いただける学会様向け資料と会員向けの案内文もご用意しています。
5-1. 学会様向け資料
以下のリンクをクリックするとPDFファイルが開きます。ダウンロードしてご利用ください。
5-2. 会員周知文
学会サイトにお知らせを出す場合には、以下を編集してご利用ください。
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事前案内文 「イベント参加登録機能」をご利用の学会様向け
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事前案内文 「Confit」をご利用の学会様向け
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A-Pass導入後 案内文