パターンB：入会処理操作①申請内容確認・会員番号採番・会員状況「入会/在会」に設定
| 1. 申請者情報を確認 | 2. 会員番号採番 |
3. 会員状況を「入会/在会」に設定 |
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| 1-1. 申請者情報を確認 | 1-2. 申請内容に不備があった場合 | 2-1. 画面上で会員番号を採番する | 2-2. 一括で会員番号を採番する | 3-1. ひとりずつ設定 | 3-2. 複数人分まとめて設定 |
パターンB：会費納入前に「入会/在会」にする場合 の入会処理操作の流れです。
入会申請があったら、申請者情報を確認後、会費請求の前に会員番号を採番して会員状況を「入会/在会」に設定します。
1. 申請者情報を確認
1-1. 申請者情報を確認
申請者情報を確認します。
手順1
事務局画面トップの「入会申請数」の数字をクリックします。
※入会申請後、自動で会員状況「申請中」のフラグが設定され、「入会申請数」に反映されます。
手順2
[個人会員検索]画面で会員状況「申請中」の会員のみ表示されます。対象者の名前をクリックします。
※申請者情報確認時に申請受理日を登録している場合は、以下の検索条件で再検索します。
| 検索条件 | 設定値 | ||
| 検索条件① | 会員状況 | 申請中 | |
| 検索条件② | 入会申請状況 | 申請受理 | 未済 |
手順3
申請内容に不備がないか、除名者か過去未納者ではないか等確認します。
【知っておくと便利！ 申請受理日の登録】
入会申請があるたびに入会承認するのではなく、月に1回や数か月に1回など、複数名分をまとめて入会処理する場合は、[操作]欄[会員情報変更]から[入会申請状況]に申請受理日を登録しておくと、次回の新規入会申請時に対象者を抽出しやすくなります。
詳細は「入会申請状況の登録」ページを参照してください。
1-2. 申請内容に不備があった場合
申請内容に不備があった申請者にメールで確認します。
※入会承認後、事務局画面で会員状況を「申請中」から「入会/在会」に変更するまで、申請者は会員マイページで情報変更ができません。
メールで確認後、[操作]欄[会員情報変更]から更新してください。
【知っておくと便利！ 申請不受理日の登録】
[操作]欄[会員情報変更]から[入会申請状況]に申請不受理日を登録しておくと、対象者を抽出しやすくなります。
詳細は「入会申請状況の登録」ページをご参照ください。
手順1
対象者の[メールアドレス]をクリックします。
手順2
メールテンプレートを選択し、本文に不備内容を記載します。[確認]ボタンをクリックし、次画面で送信します。
※事前にメールテンプレートを作成しておいてください。
2. 会員番号採番
申請情報の確認後、申請者に会員番号を採番します。
会員番号採番は、会員ごとに個別に登録する方法と、エクセルファイルに入力して一括登録する方法の2つがあります。
2-1. 画面上で会員番号を採番する
手順1
[個人会員検索]画面（または[法人会員検索]画面）で会員番号を採番する対象を検索し、[会員番号採番処理]メニューの[会員番号採番]をクリックします。
検索条件は以下です。
| 検索条件 | 設定値 | 注意点 | ||
| 検索条件① | 会員状況 | 申請中 | ||
| 検索条件② | 入会申請状況 | 申請受理 | 済 | ※申請者情報確認時に申請受理日を登録している場合は検索条件に加えてください。 |
手順2
[最終採番会員番号]欄で最後に採番された会員番号を確認し、[採番対象者一覧]の右枠に会員番号を入力し、[登録]ボタンをクリックします。
※表示されている対象者全員に採番してください。会員番号が既に採番されている会員は、振り直した番号に更新されます。
また既に使用している会員番号は登録できません。
手順3
「会員番号を更新しました」とメッセージが表示されます。[戻る]ボタンをクリックします。
2-2. 一括で会員番号を採番する
手順1
[個人会員検索]画面（または[法人会員検索]画面）で会員番号を採番する対象を検索し、[会員番号採番処理]メニューの[会員番号採番雛形ダウンロード]をクリックします。
手順2
[ダウンロード]ボタンをクリックします。
手順3
ダウンロードしたエクセルファイルを開き、[採番情報]の[会員番号]に採番する番号を入力します。
手順4
[個人会員検索]画面（または[法人会員検索]画面）の[会員番号採番処理]メニューの[会員番号一括インポート]をクリックします。
手順5
会員番号を入力したファイルを選択し、[インポート]ボタンをクリックします。
手順6
会員番号が登録中の状態になります。
時間をおいて[更新]ボタンで画面を更新してください。
※画面は自動では更新されません。
※会員番号インポート中は別の画面で操作を続けることができます。
手順7
[更新]ボタンで画面を更新し、全件の登録（更新）が完了していると、[処理状況]に＜登録完了＞と表示されます。
[処理状況]に＜登録失敗＞と表示された場合は、[エラー情報ダウンロード]の[ダウンロード]をクリックします。
ダウンロードしたファイルのエラー対象と理由を確認し、再度採番・インポート処理をしてください。
会員採番処理ができない理由
- 会員番号が未入力
- 会員番号が重複している
手順8
再度採番・インポート処理後、[更新]ボタンで画面を更新し、[処理状況]に〈登録完了〉が表示されたら、
[登録件数]で会員番号採番の数と対象数が同一であることを確認します。
3. 会員状況を「入会/在会」に設定
会員状況が「申請中」となっている会員を「入会/在会」に変更します。
対象の申請者が複数いる場合は、「3-2. 複数人分まとめて設定」を参照してください。
3-1. ひとりずつ設定
手順1
[個人会員検索]画面で対象の会員を検索して操作欄[会員状況変更]をクリックします。
手順2
[異動日]欄で入会日を選択し、[会員状況]欄は「入会/在会」を選択して[登録]ボタンをクリックして次画面で登録します。
※申請日と入会日が同日の場合のみ、[会員状況履歴]欄の[編集]をクリックして上書きしてください。
3-2. 複数人分まとめて設定
手順1
[個人会員検索]画面で対象者を検索して、[一括更新]メニュー[会員状況一括更新]をクリックします。
検索条件は以下です。
| 検索条件 | 設定値 | 注意点 | ||
| 検索条件① | 会員状況 | 申請中 | ||
| 検索条件② | 入会申請状況 | 申請受理 | 済 | ※申請者情報確認時に申請受理日を登録している場合は検索条件に加えてください。 |
手順2
[会員状況一括更新]画面で異動日には入会日を選択し、会員状況は「入会/在会」を選択して、[更新]ボタンをクリックします。
※申請日と入会日が同日の場合、申請日は入会日として上書きで登録されます。
続いて、入会金/年会費の請求を作成します。「パターンB：入会処理操作② 入会金/年会費の請求作成・会費納入依頼メール送信」ページを参照してください。