イベント参加登録機能の概要・ご注意事項
| 1. イベント参加登録機能でできること | 2. ご利用条件 | 3. ご注意事項 | 4. 利用料について |
イベント参加登録機能の概要
イベント参加登録機能はSMOOSY会員管理システムのオプション機能になります。
セミナーやシンポジウムなどの小規模イベントにおいて、参加者は参加登録およびクレジットカードでのお支払い、管理者は参加者情報の管理ができます。
1. イベント参加登録機能でできること
参加者
- 学会会員の他、非会員の参加も可能
- クレジットカード決済
- 請求書/領収書ダウンロード
管理者
- イベント参加登録フォームの設定
- 参加登録者の管理、検索
- 代理参加登録
- 入金状況の確認
- メール一括送信
- 請求書、領収書ダウンロード
- 非会員の参加者情報の管理（事務局画面[会員履歴検索]画面 ）
- 学会事務局以外のイベント担当者への管理画面提供
2. ご利用条件
本サービスをご利用いただける条件は、以下のとおりです。
- マイページのログイン方式が「A-Pass（エー・パス）」であること
現在、マイページのログイン方式が「ログインID（会員情報に登録されているメールアドレス または 会員番号）」と「パスワード」を入力する形式の場合は、新しいアカウントシステム「A-Pass（エー・パス）」への切り替えが必要です。
ログイン方式の切り替え設定はアトラスにて対応しますが、一部については学会事務局にもご対応をお願いすることになります。
ログイン方式の切り替えから学会でのイベント機能利用開始までには、約2か月を要します。
詳細はサポートサイト「A-Passとは」および「SMOOSYご利用中の学会様向け A-Pass導入に伴う変更点と対応」をご参照ください。
- 会員・非会員を問わず、参加費が発生するイベントであること
完全無料イベントについては、本サービスでの参加登録はご利用いただけません。
- 1イベントにつき、1サイトでの利用であること
1つのイベントに対して複数のサイトを作成することはできません。
- 参加者数が1イベントあたり「300名」以内であること
300名を超える場合は、「学術大会支援サービス Confit」のご利用をご検討ください。
- 会員管理機能でクレジットカード決済をご利用いただいていること
現在クレジットカード決済をご利用でない場合は、新たにクレジットカード決済の導入が必要となります。
オンライン決済は「クレジットカード決済」のみ対応しています。
バンクチェック決済とコンビニ決済は、入金までに時間を要するうえ、バンクチェック決済においては過払い・過少入金の可能性があるため、対応しておりません。
- 学会事務局やイベント担当者で自主運用していただけること
本サービスは、初期設定から運用まで、学会事務局およびイベント担当者で自主運用できるシステムです。
初回利用時は学会事務局でのご対応をお願いしており、アトラスでの設定確認は初回のみとなります。
イベント担当者など、学会事務局以外の方がご利用時の際に生じたご不明点については、学会事務局にてご対応をお願いします。
学会内での自己解決が難しい場合は、学会事務局のSMOOSYご担当者様にお問い合わせいただくようお願いします。
3. ご注意事項
- オンライン決済は「クレジットカード決済」のみ対応しています
バンクチェック決済、コンビニ決済は、入金までに時間を要するうえ、バンクチェック決済においては過払い・過少入金の可能性があるため、対応しておりません。
- クレジットカード決済後の返金はできません
本サービスは、クレジットカード決済完了後の返金はできません。
やむを得ず返金が必要な場合には、システム外でご対応をお願いいたします。
- クレジットカードでの決済金額は、会員管理で使用している口座に入金されます
イベント主催者の口座など、会員管理でROBOT PAYMENT社に登録されている口座以外には入金できません。
なお、ROBOT PAYMENTの管理画面では、入金が会員管理分か各イベント分かを確認できるようになっています。
- 法人会員は「非会員」での参加登録となります
本サービスは、個人会員のみ（非会員を含む）を対象としています。
法人会員の代表者として登録されている方は、「非会員」として参加登録いただくこととなります。
- 参加登録情報に関する操作には期限があります
学会事務局
開催終了日の24時まで
-
- 参加登録取消
- 代理参加登録・非会員の参加区分変更（会員による参加登録時は変更できません）
開催終了日から30日以内
-
- 参加者情報の修正
開催終了日から3年以内
-
- 参加登録情報の確認
- 参加登録情報のダウンロード
- 請求書・領収書発行
- 入金情報の登録・削除
- 参加費が0円の参加者の受付状況変更
※3年を超えると管理画面にアクセスできなくなります
イベント担当者
開催終了日の24時まで
-
- 参加登録取消
- 代理参加登録・非会員の参加区分変更（会員による参加登録時は変更できません）
開催終了日から30日以内
-
- 参加者情報の修正
- 参加登録情報の確認
- 参加登録情報のダウンロード
- 請求書・領収書発行
- 入金情報の登録・削除
- 参加費が0円の参加者の受付状況変更
※30日を超えると管理画面にアクセスできなくなります
会員
開催終了日から30日以内
-
- 領収書発行
※30日を超えると、参加したイベントページにアクセスできなくなります
- 領収書発行
- 「履歴情報」の保存期間は、履歴登録日から1年間です
イベント参加登録機能の利用に伴い、「履歴の保存期間1年間」の制限付きでオプションの「履歴情報管理機能」を利用できます。
履歴登録後1年を過ぎると、履歴情報は自動的に削除されます。
詳細は「履歴情報の一括登録・一括変更・一括削除」ページをご参照ください。 - 本サービスは参加登録機能のみのご提供となります
演題登録機能は含まれておりません。
演題登録については、Googleフォームなどの外部ツールをご利用ください。
なお、「学術大会支援サービスConfit」では、演題登録から査読、プログラム編成、抄録のオンライン公開までを一括で支援することが可能です。 - 定期メンテナンス時はご利用いただけません
サービスの安定運用および機能改善のため、システム停止を伴うメンテナンスを行う場合があります。
その際は、下記の日程で実施いたしますので、スケジュールご計画の際にはご留意ください。- 第2木曜日（祝日を除く） 21～24時
※終了時間は前後する可能性があります。
- 第2木曜日（祝日を除く） 21～24時
4. 利用料について
参加登録された会員・非会員の「参加費合計の3%（+消費税）」となります。
4～3月利用分を翌年4月に一括でご請求させていただきます。
イベント一覧ページのヘッダー部「イベントサマリ」から確認いただけます。
※別途、ROBOT PAYMENTの決済手数料も必要になります。