パターンA：入会処理操作①申請内容確認・入会金/年会費の請求作成
| 1. 申請者情報を確認 | 2. 入会金/年会費の請求を作成 | 3.会費納入依頼メール送信 |
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| 1-1. 申請者情報を確認 | 1-2. 申請内容に不備があった場合 | 3-1. 請求作成ごとに送信する場合 | 3-2. 会員ごとに送信する場合 | |
パターンA：会費納入後に「入会/在会」にする場合 の入会処理操作の流れです。
入会申請があったら、申請者情報を確認後、入会金/年会費の請求を作成して納入依頼メールを送信します。
※請求作成後に[請求内容確定]操作が必要です。これにより、会員マイページから支払い手続きや請求書のダウンロードが可能になります。
1. 申請者情報を確認
1-1. 申請者情報を確認
申請者情報を確認します。
手順1
事務局画面トップの「入会申請数」の数字をクリックします。
※入会申請後、自動で会員状況「申請中」のフラグが設定され、「入会申請数」に反映されます。
手順2
[個人会員検索]画面で会員状況「申請中」の会員のみ表示されます。対象者の名前をクリックします。
※申請者情報確認時に申請受理日を登録している場合は、以下の検索条件で再検索します。
| 検索条件 | 設定値 | ||
| 検索条件① | 会員状況 | 申請中 | |
| 検索条件② | 入会申請状況 | 申請受理 | 未済 |
手順3
申請内容に不備がないか、除名者か過去未納者ではないか等確認します。
【知っておくと便利！ 申請受理日の登録】
入会申請があるたびに入会金や年会費を請求するのではなく、月に1回や数か月に1回など、複数名分をまとめて請求情報を作成する場合は、[操作]欄[会員情報変更]から[入会申請状況]に申請受理日を登録しておくと、次回の新規入会申請時や、納入依頼メール送信時に対象者を抽出しやすくなります。
詳細は「入会申請状況の登録」ページを参照してください。
1-2. 申請内容に不備があった場合
申請内容に不備があった申請者にメールで確認します。
※入会承認後、事務局画面で会員状況を「申請中」から「入会/在会」に変更するまで、申請者は会員マイページで情報変更ができません。
メールで確認後、[操作]欄[会員情報変更]から更新してください。
【知っておくと便利！ 申請不受理日の登録】
[操作]欄[会員情報変更]から[入会申請状況]に申請不受理日を登録しておくと、対象者を抽出しやすくなります。
詳細は「入会申請状況の登録」ページをご参照ください。
手順1
対象者の[メールアドレス]をクリックします。
手順2
メールテンプレートを選択し、本文に不備内容を記載します。[確認]ボタンをクリックし、次画面で送信します。
※事前にメールテンプレートを作成しておいてください。
2. 入会金/年会費の請求を作成
申請情報の確認後、入会金/年会費を請求します。
※ 請求作成は夜間21～7時と土・日曜日は20分ほど時間がかかります。またサーバの処理状況によっては上記時間帯以外でも20分ほど時間がかかる場合があります。
手順1
[個人会員検索]画面（または[法人会員検索]画面）で対象者を検索して[請求情報作成]をクリックします。
※検索結果に表示されている会員に請求を作成します。必ず対象者を絞り込んでください。
手順2
[請求情報作成]画面で請求情報を入力し、[請求情報作成]ボタンをクリックします。
| 入力項目 | 内容 |
| 請求区分 | 入会金の請求がある場合は「入会時請求」、入会金の請求がない場合は「年次請求」を選択します。 |
| 請求名称 |
「入会金＋〇〇〇〇年度年会費」など、対象年度か引当期間を含めた名称を入力してください。 請求書/領収書の件名欄に表示されます。 |
| 引当期間 |
会員に請求する商品代（年会費や購読料など）の対象となる期間のことを指し、事業年度（会計年度）に基づいて設定します。 開始年月には対象年度と入会月を、終了年月には対象年度と事業終了月を設定してください。 ※13ヶ月以上～24ヶ月以内に設定すると2倍の金額で作成されます。25か月以上～36ヶ月以内に設定すると3倍の金額で作成されます。 ※商品に月割/四半期割/半期割を設定している場合、金額は変わります。 |
| 請求日 | 請求日を入力してください。 |
| 支払期限 |
支払期限を入力してください。 ※期限を過ぎてもシステム上で支払できなくなることはありません。 |
手順3
請求の[作成状況]が〈作成依頼中〉になります。少し時間をおいて[更新]ボタンで画面を更新してください。
※請求情報の作成が完了するまで、請求対象者の会員情報を変更しないでください。変更すると請求が作成できません。
《変更してはいけない例》検索条件：会員状況「申請中」⇒「入会/在会」に変更
手順4
請求の作成が完了すると、[作成状況]欄に〈作成完了〉と表示され、[作成済/対象数]欄に、請求作成の対象数と実際に作成された数が表示されます。
【[作成済/対象数]欄の数字が同じ場合】
問題なく作成できたことを示しています。この時点では、まだ会員マイページに請求情報は表示されていません。
数字部分をクリックし、「手順5」に進んでください。
【[作成済/対象数]欄の数字が一致していない場合】
何かしらが原因で、作成に失敗した請求があります。
[操作]欄の[処理結果]からExcelファイルをダウンロードして、請求が作成できなかった対象と理由を確認してください。
「未作成理由」を確認し、問題解決後、別途請求を作成してください。
| 未作成理由 | 対応方法 |
| 引当期間（YYYY/MM - YYYY/MM）が重複している請求が他にあります。 |
同じ引当期間に同じ商品を請求しています。 [個人会員請求情報検索]画面で対象の会員を検索し、重複している請求を確認してください。その後、作成済みの請求情報と重複しない引当期間を指定して請求を再作成してください。 |
| 引当期間中（YYYY/MM - YYYY/MM）会員状況が未入会です。 |
引当期間に会員が未入会の時期を指定しています。 会員の申請日が含まれるように引当期間を指定して請求を再作成してください。 |
| 請求対象商品の申込がありません。 | [個人会員情報検索]画面で対象の会員を検索し、[申込情報変更]から請求する商品にチェックを入れて登録してください。その後、請求を再作成してください。 |
手順5
請求検索画面に遷移すると、[請求・入金状況]欄に〈未請求〉と表示されます。
※この時点では、会員マイページに請求情報はまだ表示されていません。請求内容の確定後、会員マイページから支払いや請求書ダウンロードが可能になります。
[請求内容確定]をクリックします。
手順6
[確定]ボタンをクリックし、請求を確定します。
手順7
[請求・入金状況]のラベルが〈未請求〉から〈未入金〉に変更されたことを確認します。
これにより、会員マイページから支払い手続きや請求書のダウンロードが可能になります。
[請求内容確定]後、そのままメール送信する場合は、[一括メール送信]をクリックして送信します。詳細は「3-1. 請求作成ごとに送信する場合」を参照してください。
3. 会費納入依頼メール送信
申請者に会費納入依頼メールを送信します。
会員へのメールは、会員検索画面または請求検索画面から送信できます。
3-1. 請求作成ごとに送信する場合
手順1
[個人会員請求検索]画面で[請求内容確定]後、そのまま[一括メール送信]をクリックします。
※ 請求作成した対象者が絞り込みできていない場合は、[個人会員請求情報作成履歴]画面から[作成済/対象数]欄の数字をクリックしてください。
手順2
メールテンプレートを選択し、必要であれば本文を編集します。[確認]ボタンをクリックし、次画面で送信します。
※事前にメールテンプレートを作成しておいてください。
手順3
[一括メール送信履歴]画面に遷移し、[送信状況]欄に〈送信準備中〉と表示されます。
時間をおいてから[更新]ボタンをクリックして画面を更新します。送信件数によっては、送信完了までに20分程度かかることがあります。画面は自動で更新されませんのでご注意ください。
※メールの送信が完了するまで送信対象者の会員情報を変更しないでください。変更すると、メールが送信できなくなります。
手順4
[更新]ボタンで画面を更新し、メール送信が完了していると、[送信状況]欄に〈送信完了〉と表示されます。[送信済/対象数]欄で作成済の数と対象数が同一であることを確認します。
[送信状況]欄が〈送信エラーあり〉と表示された場合の対応方法は、「「送信エラーあり」の対応方法」ページを参照してください。
3-2. 会員ごとに送信する場合
複数回に分けて請求作成した場合など、請求作成ごとに送信すると手間がかかる場合は、複数の申請者にまとめてメールを送信することができます。
手順1
[個人会員検索]画面で対象者を検索し、[一括メール送信]をクリックします。
検索条件は以下になります。
| 検索条件 | 設定値 | 注意点 | ||
| 検索条件① | 会員状況 | 申請中 | ||
| 検索条件② | 決済状況 | 請求なし | ||
| 検索条件③ | 入会申請状況 | 申請受理 | 済 | ※申請者情報確認時に申請受理日を登録している場合は検索条件に加えてください。 |
手順2
これ以降の手順は「3-1. 請求作成ごとに送信する場合」と同様です。
【知っておくと便利！ 入金依頼日の登録】
[操作]欄[会員情報変更]から[入会申請状況]に入金依頼日を登録しておくと、次回納入依頼メールを送信する際に対象者を抽出しやすくなります。「入会申請状況の登録」ページをご参照ください。
入会金/年会費の入金確認後、入会承認をします。
「パターンA：入会処理操作② 入金後、会員番号採番・会員状況「入会/在会」へ変更」ページを参照してください。