大会・セミナー参加費の請求
| 1. 商品の追加 | 2. 参加者の募集（Googleフォームを使用した例） | 3. 申込情報の変更・参加費の請求 |
大会・セミナー参加費の請求
SMOOSYでは小規模な大会やセミナー参加費の請求・入金情報を管理することができます。
SMOOSYには参加登録機能はないため、参加募集はSMOOSY外で行っていただく必要があります。他サービスを使って参加募集し、SMOOSYで請求・入金管理する方法をご説明します。
なお、参加者が500名を超える規模の大会については、弊社が提供する「学術大会支援サービス Confit（コンフィット）」をご検討いただけますと幸いです。
1. 商品の追加
SMOOSYに大会参加費用の商品を追加します。
商品追加はアトラスにて実施しますので、以下の情報をサポート宛にご連絡ください。
①商品名称（例：大会参加費、セミナー参加費）
②会員種別ごとの料金（例：正会員 5,000円、学生会員 3,000円）
2. 参加者の募集（Googleフォームを使用した例）
参加者を募集します。
Googleフォーム等の無料サービスを使うと、簡単に参加登録フォームを作成することができます。
ここではGoogleフォームを利用した場合の例をご説明します。
＜Googleフォームの特徴＞
・SMOOSYの会員番号のメール変数を埋め込むことができ、SMOOSYから送るメール内のGoogleフォームから回答すると会員番号が自動入力されます。
・回答内容をスプレッドシートに反映できるため、簡単にデータ集計ができます。スプレッドシートはオンラインで利用できるExcelのような表計算ソフトです。
なお、以下Googleフォームの画面イメージは2022年11月1日時点のものです。
手順 1
Googleフォームで参加登録に必要な項目を作成します。
「会員番号」でSMOOSYに登録されている会員情報と紐づけるため、「会員番号」欄を必ず作成してください。
手順 2
Googleフォームで右上のメニューから［事前入力したURLを取得］をクリックします。
自分がオーナーまたは編集者でないフォームでは利用できません。メニューが見つからない場合は権限を確認してください。
手順 3
「手順 1」で作成した会員番号欄に以下の会員番号のメール変数を入力し、［リンクを取得］をクリックします。
会員番号のメール変数：${member_membership_no}
手順 4
リンクをコピーしてメモ帳などに貼り付け、「url&entry.×××××=」より後ろを「${member_membership_no}」に書き換えて保存します。
例
コピーしたURL：https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpq5mxk1-t2hcCUvu-F2g2_TLAEw/viewform?usp=pp_url&entry.967390742=$%7Bmember_membership_no%7D
↓
書き換えたURL：https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpq5mxk1-t2hcCUvu-F2g2_TLAEw/viewform?usp=pp_url&entry.967390742=${member_membership_no}
手順 5
SMOOSY事務局画面［メール管理］の［メールテンプレート］から参加登録のメールテンプレートを作成し、会員へメールで案内します。
メール本文に「手順 4」で書き換えたURLを記載してください。
メール送信の手順は「メールの送信方法」をご参照ください。
3. 申込情報の変更・参加費の請求
手順 1
「2. 参加者の募集（Googleフォームを使用した例）」で収集した会員番号をスプレッドシート上で列ごとコピーします。
手順 2
［個人会員検索］画面で検索条件のキーワード「会員番号」に 、「手順 1」でコピーした会員番号を貼り付けて［検索］をクリックします。
手順 3
上部の[一括更新]メニューの［申込情報一括更新］ボタンをクリックします。
手順 4
請求対象の商品と［申込状態］の「申込」にチェックを入れて、更新対象者件数を入力して［更新］ボタンをクリックします。
手順 5
［申込情報］枠に「手順 4」で申込状態にした商品が反映されていることを確認し、［請求情報作成］ボタンをクリックします。
手順 6
［請求名称］は年度を入れるなど、いつの請求か後で確認できるような名称にすることをお勧めいたします。
［引当期間］は大会参加費のような単発の請求の場合、1か月などの短い期間で指定してください。
以降の手順は年次請求と同様です。年次請求ページの「1.年次の請求作成」の「手順 3」以降をご参照ください。