よくある問い合わせ / SMOOSYサポート

よくある問い合わせ

入会申請に関すること
入会申請者から「このメールアドレスは既に使用されています。」と表示されて、登録ができないと問合せがありました。	メールアドレスは重複して登録できません。会員検索画面でメールアドレスを検索し、対象者をご確認ください。過去に退会している会員で、新規に入会レコードを追加する場合には、過去退会分のメールアドレスを一部書き換えて変更を加えてください。
間違って入会申請されたので取消したいです。	[会員状況変更]画面で会員状況に「申請取下」を追加して、会員状況を「申請取下」にしてください。入会申請取下（会員状況変更）ページをご参照ください。
申請日と入会日が同日ですが、会員状況に追加ができません。	同日で2つの会員状況を登録することはできません。通常、入会日は[会員状況変更・変更予定登録]欄から追加しますが、申請日と入会日が同日の場合のみ、[会員状況履歴]欄の「申請中」の会員状況を編集して会員状況を「入会/在会」にして登録してください。会員状況・会員状況変更ページをご参照ください。
会員状況の一括更新で入会日が登録できません。	一括で登録できる日付は、全対象者の中で最新の申請日に1日を足した日付以降になります。検索結果に2018年9月25日に異動している対象者がいる場合、2018年9月26日以降が入会日として登録可能です。
会員番号を採番しようとしたのですが、採番ができません。	次の場合会員番号を採番することができません。・会員検索画面で既に採番済の会員番号は付与することができません。採番しようとしている会員番号を検索してください。・[会員番号採番]画面に表示されている会員の中で、会員番号が付与されていない会員がいると採番ができません。抜けのないように会員番号を採番をしてください。

会員情報に関すること

[代理申請]画面で「このメールアドレスは既に使用されています。」と表示されて登録ができません。しかし、[個人会員検索]画面/[法人会員検索]画面に見当たりません。

[個人会員送信済みメール]画面でメールアドレス検索し、メールアドレス認証メールが送られているかどうか、メールアドレス認証有効期間中かどうか、確認してください。メールアドレス認証有効期間中は[代理申請]登録ができません。（有効期間はメール送信日時から24時間です。）

メールが送られている場合には、以下どちらかで対応してください。
・メールアドレス認証有効期限後に行う。
・[個人会員送信済みメール]画面で対象のメールを表示し、メール内のURLをクリックして登録する。※登録完了時に対象者に登録完了メールが送信されます。

会員のパスワードを確認できますか。

パスワードはセキュリティ上閲覧できないようになっています。会員から問合せがあった場合は、マイページ画面ログインボックスの [パスワード再発行はこちら] でパスワードを新たに設定し直すように案内してください。

請求に関すること特に年会費請求については「年会費請求でよくいただくご質問と対応方法をまとめました」をご参照ください。
請求作成
請求作成が作成途中のまま完了しません。	請求情報作成履歴]画面の作成状況に表示される＜作成依頼中＞ラベルは自動では更新されません。[更新]ボタンをクリックして画面を更新してください。
請求の作成に時間がかかります。	請求の作成は夜間21～7時と土・日曜日は20分ほど時間がかかります。またサーバの処理状況によっては上記時間帯以外でも20分ほど時間がかかる場合があります。
請求を作成したのに[個人会員請求検索]画面に表示されません。	何かしらの原因により請求が作成されていません。 [請求情報作成履歴]画面で対象の請求の処理結果を確認してください。年次請求ページをご参照ください。
請求を作成したのに会員マイページに表示されません。	請求内容を確定していない可能性があります。 [個人会員請求検索]画面で対象の請求を検索し、[請求内容確定]ボタンをクリックしてください。
会費0円の会員種別で請求を作成した場合どうなりますか。	請求・入金状況「入金不要」で請求が作成され、会員マイページに表示されます。請求を作成したくない場合には、請求作成時に対象の会員種別を除外してください。
年度末で退会予定の会員は次年度の年会費請求を作成したときに、自動的に対象から除外できますか。	退会予定日が請求引当開始月よりも前であれば請求情報作成時に自動的に除外されます。退会予定日が請求引当開始月と同月か後であれば対象に含まれます。
請求情報変更・取消
請求名称を変更したいです。	[請求情報作成履歴]画面で対象の請求を検索し、画面右側[操作]枠の[編集]をクリックして編集します。既に入金済みの会員にも反映されます。請求金額変更・請求情報変更ページをご参照ください。
請求を取消したいです。	入金前であれば請求の取消しが可能です。請求の取消しは請求を作成した請求単位で取消す方法と、特定の会員のみ請求を取消す方法と、複数の会員の請求をまとめて取消す方法があります。請求取消後の請求情報の編集はできません。入金後の場合には、入金履歴を削除してから請求を取消すことができます。請求取消ページをご参照ください。
請求が取り消せません。	入金情報が登録されている場合は、請求取消できません。入金履歴を削除してから請求を取消すことができます。請求取消ページをご参照ください。
次年度からの入会希望者に対して、誤って当年度の請求を作成してしまいました。次年度の請求に変更したいです。	当年度の請求が「入金前」か「入金後」かによって手順が異なります。【入金前の場合】当年度の請求を取消して、次年度の請求を作成してください。手順：①請求取消　→　②次年度の請求作成【入金後の場合】入金履歴を削除してから請求を取消して、次年度の請求を作成してください。その後、次年度の請求に入金情報を入力してください。手順：①入金履歴削除　→　②請求取消→　③次年度の請求作成　→　④入金情報登録 ※オンライン決済での入金の場合は、入金情報登録時、備考欄に取消した請求の決済番号と作業メモを登録してください。
減額・会員種別変更
来年度の年会費用を減額したい会員がいます。	請求作成前に会員調整額「一時」金に登録しておくか、請求作成後、請求調整額を登録してください。請求金額変更・請求情報変更ページをご参照ください。
年会費用を一定額毎回減額したい会員がいます。	会員に対して恒久的な調整金額を登録してください。請求金額変更・請求情報変更ページをご参照ください。
正会員で年会費請求した後に、今年度も学生会員のままであることが分かりました。請求金額が異なるため修正したいです。	請求した会費が「入金前」か「入金後」かによって手順が異なります。【入金前の場合】対象の会員のみ請求を取消し、会員種別を学生会員に戻した後に、請求を再作成してください。手順：①請求取消　→　②会員種別変更　→　③請求作成【入金後の場合】既に正会員で入金済の場合は、入金履歴を削除してから請求を取消してください。手順：①入金履歴削除　→　②請求取消→　③会員種別変更　→　④請求作成　→　⑤入金情報登録【過払いが生じた場合】過払いが生じた場合には次年度の年会費請求を作成し、過払い分を入金情報登録してください。手順：①入金履歴削除　→　②請求取消→　③会員種別変更　→　④請求作成　→　⑤入金情報登録　→　⑥次年度請求作成　→　⑦過払い分入金情報登録
会期途中で学生会員から正会員に会員種別が変わり、追加の請求が発生しました。	会員種別変更前の会費が「入金前」か「入金後」かによって手順が異なります。【入金前の場合】変更前の会員種別の会費が入金前の場合は、請求を取消して、変更後の会員種別で請求を再作成してください。手順：①請求取消　→　②会員種別変更　→　③請求作成　【入金後の場合】入金履歴を削除してから請求を取消して、変更後の会員種別で請求を再作成してください。その後、削除した入金情報を入力することで、差額分のみ請求することができます。手順：①入金履歴削除　→　②請求取消→　③会員種別変更　→　④請求作成　→　⑤入金情報登録
未納者
昨年の年会費未納者を抽出したいです。	以下の検索条件で検索してください。キーワード：「請求名称」を選択し対象の年度「20XX年度」と入力請求・入金状況：未入金、一部入金請求区分：入会時請求、年次請求（年会費を含む区分を選択）
過去複数年分の請求に対する未納会員を抽出したいです。	当該年度を含む過去4年分と未来分の請求・入金情報をダウンロードできます。会員別請求・入金情報ダウンロードページをご参照ください。

入金に関すること
会員から複数年会費まとめて支払いたいと言われました。	支払方法が「オンライン決済」か「オフライン決済」かによって手順が異なります。【オンライン決済の場合】支払いは請求ごとになります。作成済みの年度ごとの請求を取消した後、1つにまとめた請求を作成し直せば、オンライン決済でも複数年分まとめて支払うことができます。ただし、請求情報データおよび入金情報データで年度ごとの集計ができなくなりますのでご注意ください。手順：①請求取消　→　②複数年度を1つにまとめた請求作成【オフライン決済の場合】銀行振込や郵便振替でお支払いされる場合は、入金額を各年度の請求に振り分けて登録してください。
支払方法はオンライン決済のみですが、年会費を所属先が支払うと連絡がありました。どうしたらよいですか？	ご案内方法は以下3パターンとなります。 1. 会員がオンライン決済で支払い、領収書を提出して清算する会員自身でマイページからオンライン決済を行い、マイページから領収書を発行して所属先に提出して清算する方法です。この方法を利用されるケースが近年増えています。 2. 請求書に振込先口座情報を表示するマイページから請求書をダウンロードし、所属先に提出するようご案内ください。その際、振込人名義に会員氏名または会員番号を含めることを併せてご案内ください。ただし、支払方法がオンライン決済に選択されている場合でも、請求書に振込先口座情報が表示されます。 ※請求書に振込先口座情報が表示されていない場合は、カスタマーサクセス担当までご連絡ください。 3. 個別メールで振込先口座情報を案内する振込先口座情報をマイページに表示したくない場合は、個別メールにて振込先口座情報を所属先にご案内ください。その際、振込人名義に会員氏名または会員番号を含めることを併せてご案内ください。
請求金額よりも多く払われることはありますか。	クレジットカード払い、コンビニ払いでは請求金額以上の金額を入金することはできませんが、バンクチェック払いの場合は、会員が自分で金額を指定できますので、未納の会費2年分がまとめて入金される、間違えて多く入金されるなど過払いが発生する可能性があります。バンクチェック決済で過払いが発生した場合は、本来振り込む対象請求の決済番号をROBOT PAYMENT社に連絡する必要があります。
未納の年会費を1つの請求にまとめて入金されました。	まとめて入金された入金履歴を削除して、その後対象の年度に振り分けて入金情報を登録してください。手順：①入金履歴削除　→　②当該年度の請求に入金情報登録 ※バンクチェック決済での入金の場合は、入金情報登録時、備考欄に取消した請求の決済番号と作業メモを登録してください。過払いページをご参照ください。
間違えて多く入金されました。	次年度の年会費の請求を作成し、過払い分を入金情報登録してください。手順：①入金履歴削除　→　②当年度の請求に入金情報登録　→　③次年度の請求作成　→　④過払い分の入金情報登録 ※バンクチェック決済での入金の場合は、入金情報登録時、備考欄に取消した請求の決済番号と作業メモを登録してください。過払いページをご参照ください。
複数年度未入金となっている請求がありますが、最新年度に入金があったため、古い年度に割り当てたいです。	入金方法が「オンライン決済」か「オフライン決済」かによって手順が異なります。【オンライン決済の場合】入金履歴を削除してから請求を取消して、入金のあった年度の請求を再作成してください。その後、割り当てたい年度に入金情報を登録してください。手順：①入金履歴削除　→　②請求取消　→　③請求作成　→　④割り当てたい請求に入金情報登録 ※オンライン決済での入金の場合は、入金情報登録時、備考欄に取消した請求の決済番号と作業メモを登録してください。【オフライン決済の場合】入金履歴を削除して割り当てたい年度に入金情報を登録してください。手順：①入金履歴削除　→　②割り当てたい請求に入金情報登録 ※入金情報登録時、備考欄に作業メモを登録してください。
複数年分の請求に対する入金済み会員を抽出したいです。	当該年度を含む過去4年分と未来分の請求・入金情報をダウンロードできます。会員別請求・入金情報ダウンロードページをご参照ください。

メールに関すること
入会申請者からのお問い合わせ
会員規約に同意しメールアドレスを登録したのに「メールが届かない」と問合せがありました。	[個人会員送信済みメール]画面で、入会申請者が登録したメールアドレスで検索し、「メールアドレス認証のご連絡」が送信されているか確認してください。【メールが送信されている場合】次の原因が考えられます。・迷惑メールに振り分けられている可能性があります。迷惑メールフォルダを確認してください。・メールアドレスを間違って登録していないか確認してください。・所属機関の利用するメールサーバの場合、迷惑メールフィルターによってブロックされている可能性があります。ネットワーク管理者にお問合せいただくか、別のメールアドレスで登録してください。 ※ネットワーク管理者へ設定を見直していただく場合はメールの概要ページの「2. メールの送信設定」をご参照ください。【メールが送信されていない場合】・メールアドレス登録ができていません。もう一度会員規約の同意から登録し直してください。
入会申請者から「URLをクリックするとエラーになる。」と問合せがありました。	[個人会員送信済みメール]画面で対象者に送信されている「メールアドレス認証のご連絡」メールを検索してください。以下が考えられます。【送信日時から24時間経過している場合】・URLの有効期限を過ぎています。もう一度会員規約の同意から登録し直してください。【メールが複数回送信されている場合】・複数回入会申請を行った場合、過去メールのURLは無効になります。最新のメールのURLをクリックしてください。【メール文のURLをクリックした場合】・メールソフトの自動改行機能でURLの途中で改行されていないか確認してください。【URLをブラウザにコピー＆ペーストした場合】・URLの一部が欠けていないか、正確にコピー＆ペーストできているかを確認してください。・URLをアドレスバーではなく検索窓に貼付けていないか確認してください。
会員からのお問い合わせ
会員から「[パスワード再発行]で[ログインID]を登録したが、メールが届かない」と問合せがありました。	会員に登録したメールアドレスを確認し、[個人会員検索]画面で登録されているメールアドレスと合っているか確認してください。メールアドレスが違う場合には、[会員情報変更]からメールアドレスを変更してください。変更後、再度[パスワード発行]を行うように会員に伝えてください。メールアドレスが合っていた場合には、[個人会員送信済みメール]画面でフリーワードにメールアドレスを入力して検索し、メールが送信されているかどうか確認してください。【メールが送信されている場合】主に次の原因が考えられます。・迷惑メールに振り分けられている可能性があります。迷惑メールフォルダを確認してください。・メールアドレスを間違って登録していないか確認してください。・所属機関の利用するメールサーバの場合、迷惑メールフィルターによってブロックされている可能性があります。ネットワーク管理者にお問合せいただくか、別のメールアドレスで登録してください。 ※ネットワーク管理者へ設定を見直していただく場合はメールの概要ページの「2. メールの送信設定」をご参照ください。【メールが送信されていない場合】・メールアドレス登録ができていません。再度[パスワード発行]を行うように会員に伝えてください。
会員から「メールアドレスを変更したのに変更後のメールアドレスでログインできません」と問合せがありました。	次の原因が考えられます。・会員情報変更後、受信メールの[メールアドレス変更確定URL]をクリックしないとメールアドレスは変更できません。メール受信から24時間経過している場合には、会員情報変更画面で再度メールアドレスを変更してください。・[メールアドレス変更確定URL]は、変更前のメールアドレスでログインした状態でクリックする必要があります。クリック前にSMOOSYをログアウトした場合には、変更前のメールアドレスでログインしてクリックしてください。

マイページに関すること
会員自身でマイページから氏名を変更することはできますか。	マイページでは氏名は変更できないようにしています。変更ができてしまうと、会員が一時的に別の人の名前に書き換えて会員の権利を他の人に貸してしまうこともできてしまいます。氏名の変更があった場合には、事務局画面で変更をお願いします。また法人マイページを利用していない場合は、会員自身で連絡者の氏名は変更できません。
会員自身でマイページから会員状況を変更することはできますか。	会員自身で会員状況を変更することはできません。
マイページにファイルを置くことはできますか。	会員マイページにファイルを置くことはできません。学会様サーバーにファイルを置いていただき、お知らせページ内にサーバーへのURLを記載してお知らせからリンクすることは可能です。お知らせに設定したファイルは、URLが分かれば会員マイページID・パスワードの必要なくアクセスできてしまいますので、必要な場合にはファイルにパスワードを設定した上でサーバーに置いていただき、パスワードをご案内してください。
お知らせが掲載日順に表示されません。	お知らせは掲載日で自動的にソートされません。表示順を変更することができますので、変更したい位置に移動をお願いします。会員マイページお知らせ管理ページをご参照ください。