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学会理事・事務局担当者交代

1. SMOOSY担当交代時ヒアリングフォーム 回答のお願い 2. 交代時に必要な設定変更 3. 管理者メールアドレスを変更する場合

学会理事・事務局担当者交代

任期終了に伴う学会理事（事務局）の交代や事務局ご担当者様の交代など、会員管理に関わるご担当者様が交代となる場合は、「SMOOSY担当交代時ヒアリングフォーム」より必要事項をご連絡ください。

また、交代時に学会様にて各情報の変更をお願いいたします。

 

1. SMOOSY担当交代時ヒアリングフォーム 回答のお願い

学会理事・事務局担当者が交代となる場合、以下の「担当交代時ヒアリングフォーム」より変更情報をご連絡ください。

回答いただいた内容を元に、SMOOSYの設定を変更します。
 
また、引き継ぎや顔合わせとして、旧担当者様、新担当者様、アトラスの3者でZoomの打ち合わせを実施しています。

フォームに回答いただきましたら、SMOOSYサポート担当よりご連絡させていただきます。

【SMOOSY担当交代時ヒアリングフォーム】
　

フォームでの質問内容

下記情報をお手元にご準備のうえ、フォームのご回答をお願いします。

  • 回答者様の氏名・メールアドレス
  • SMOOSYに携わっていた退任者の氏名・学会での役割（事務局長、SMOOSY窓口担当など）
  • 新たに担当される方の氏名・学会での役割
  • 新しい体制での事務局開始日

以下についても変更がある場合は、併せて情報をご準備ください。

  • SMOOSYに登録している管理者メールアドレス
  • SMOOSYからのリリース情報や重要なお知らせの連絡先
  • （SMOOSY利用料の請求書を郵送している場合）送付先住所

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2. 交代時に必要な設定変更

学会理事（事務局）の交代や事務局ご担当者様の交代などによって、設定の変更が必要な場合があります。

以下の項目を確認して、変更がある場合は更新をお願いします。

 

2-1. SMOOSY事務局画面 [サイト設定]

[サイト設定]画面で以下の項目を更新し、画面下の[登録]ボタンで登録します。

lp01.smoosy-pre.atlas.jp_secretariat_preferences.png

入力欄 入力項目 内容
学会情報 お問い合わせ先（①） 入会申請者・会員向けに表示するお問い合わせ先です。住所や連絡先が変更になる場合は更新します。
メール署名（②）

SMOOSYから送信するメールの署名です。住所や連絡先が変更になる場合は更新します。

※メールテンプレートに直接署名を記載している場合は、[メール管理]メニューの[メールテンプレート]から、署名部分をメール変数「${society_signature}」に書き換えてください。
請求書・領収書発行 発行元名義（③） 請求書・領収書に表示されます。住所や連絡先が変更になる場合は更新します。
振込先口座情報（④） 請求書に表示されます。振込先口座が変更になる場合は更新します。

 

2-2. SMOOSY事務局画面 [支払方法設定]

以下の場合に支払方法選択画面に振込先情報が表示されます。

  • 入会申請画面や会員マイページで、会員自身で郵便振替や銀行振込などを選択できる設定にしている
  • 事務局画面から会員の支払方法を郵便振替や銀行振込などに設定している
  • 会員が支払方法を郵便振替や銀行振込に設定している

学会の振込先口座に変更がある場合は、下記手順を参照して更新してください。

手順1

[支払方法設定]画面で、支払方法「銀行振込」もしくは「郵便振替」の[支払方法変更]欄の[編集]をクリックします。
スクリーンショット 2024-07-29 192329.png

手順2

[支払方法追加]画面の[選択説明]欄の内容を更新し、[登録]ボタンをクリックします。
lp01.smoosy-pre.atlas.jp_secretariat_payment-methods_578_edit.png

 

2-3. 学会サイト「特定商取引法に基づく表記」

学会サイトに掲載いただいている「特定商取引法に基づく表記」について、事務局所在地や代表者名などに変更がありましたら変更をお願いします。

 

2-4. （オンライン決済をご利用の場合）ROBOT PAYMENT管理者画面

ROBOT PAYMENTシステムの管理画面にログインし、登録情報を更新してください。

【ROBOT PAYMENTシステム ログイン画面】
https://credit.j-payment.co.jp/cp/SignIn.aspx

 

決済システム

credit.j-payment.co.jp_cp_ConfigSys.aspx (1).png

設定画面 更新項目 内容
[TOP＞設定＞決済システム] 決済結果通知Eメール（①） 会員が決済した際、指定したアドレスへ決済結果が通知されます。
お問合せ先電話番号（②） お問い合せ先として会員へ表示されます。

お問合せ先メールアドレス（③）

お問い合せ先として会員へ表示されます。


※変更する場合はROBOT PAYMENT社のカスタマーサポート宛へ以下を連絡し、変更依頼をお願いします。

ーーーーーーーーーーーーーーー
宛先メールアドレス：sp-support@robotpayment.co.jp

件名：お問合せ先メールアドレス変更依頼

本文：
・店舗ID
・店舗名（学協会名）
・変更後のメールアドレス
ーーーーーーーーーーーーーーー

 

会社情報

会社情報.png

設定画面 更新項目 内容

[TOP＞設定＞会社情報]

※更新情報が反映されるまでに1ヶ月ほど時間がかかる場合があります。

 会社情報 学協会の情報です。住所や連絡先が変更になる場合は更新します。
※更新時には、3ヶ月以内に発行された登記簿謄本のコピーの提出が必要です。
代表者情報 理事長などの情報です。代表者が交代となる場合は更新します。
サイト情報 学協会のウェブサイト情報です。URLが変更になる場合は更新します。
送付先情報 ROBOT PAYMENT社からの郵送物の送付先情報です。住所が変更になる場合は更新します。
振込先情報 会員からの入金が振り込まれる学会口座情報です。学会口座が変更になる場合は更新します。
※「当月末締め、翌月末振込」となります。当月中に会員から入金があった場合、月額利用料や手数料等が差し引かれたうえで翌月末に学会口座に振り込まれます。

 

 担当者情報

担当者情報.png

設定画面 更新項目 内容
[TOP＞設定＞担当者情報] 担当者情報 ROBOT PAYMENT社からの問い合わせやメンテナンス等に関する連絡先の担当者情報です。担当者が交代する場合は更新します。
経理担当者情報 Web明細のご案内や入金に関する連絡先の担当者情報です。担当者が交代する場合は更新します。

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3. 管理者メールアドレスを変更する場合

管理者メールアドレスには、入会申請者と会員がSMOOSY上で操作を完了した際に本人宛に自動送信されるメールがCCで届きます。

また、管理者メールアドレスはSMOOSYから送られるメールの送信元（From）アドレスになります。

 

「管理者メールアドレス」に変更がある場合には、管理者メールアドレス認証が必要になります。

「SMOOSY担当交代時ヒアリングフォーム」にて、変更後の管理者メールアドレスを入力いただいた場合には、管理者メールアドレス認証の設定日時について、SMOOSYサポートからご連絡します。

ヒアリングフォームにて、管理者メールアドレスの回答をお忘れの場合には、SMOOSYサポート（smoosy-support@atlas.jp）宛てに新しい管理者メールアドレスをご連絡ください。
 
管理者メールアドレス認証の詳細は「管理者メールアドレス認証」ページをご参照ください。

 

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