導入・運用フロー
| 1. 準備（期間の目安：約1か月） | 2. イベント直前 | 3. イベント当日 | 4. イベント終了後 | 5. 会期終了後1年以内 | 6. 会期終了後3年以内 |
導入・運用フロー
イベント参加登録機能の準備から運用、開催後までの流れを説明します。
1. 準備（期間の目安：約1か月）
| 項目 | 内容 | 参照ページ |
| ①イベント管理画面提供 （担当：アトラス） |
イベント管理画面をご提供します。 | |
| ②イベント情報収集 | イベント作成に必要な情報を収集してください。 | 項目一覧 |
| ③イベント管理画面設定 | イベント情報を設定してください。 イベント紹介ページの公開・参加登録を開始するまでは、設定内容は変更可能です。 |
新規イベントの作成方法 |
| ④【初回のみ】アトラスにプレビュー依頼 | 初回イベントに限り、アトラスで確認します。 アトラスにプレビュー確認を依頼してください。 |
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| ⑤【初回のみ】プレビュー確認 （担当：アトラス） |
設定方法に問題がないか確認します。 ※イベントに関する情報の確認はできませんのでご了承ください。 ※アトラスでのプレビュー確認期間は最大1週間程度お時間をいただきます。余裕をもってご依頼ください。 |
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| ⑥イベント紹介ページ公開・参加登録開始設定 |
イベント紹介ページを「公開」、参加登録を「受付中」に設定してください。 ※「マイページへの表示」は「表示しない」に設定してください。テスト登録完了後、イベントを案内するタイミングでマイページに表示します。 |
イベント公開設定 |
| ⑦テスト登録 | 学会事務局担当者、イベント担当等の関係者で、参加登録のテストをしてください。 イベント紹介ページのURLは、[イベント公開設定]メニューの「イベント紹介ページ」からコピーできます。 |
テスト登録 |
| ⑧イベント管理画面設定修正 | テスト登録の結果に応じて、必要な箇所を修正してください。 | |
| ⑨テスト登録の削除 |
テスト登録したアカウントを「参加登録取消」してください。 ※イベント参加登録機能の利用料は、参加登録された会員・非会員の「参加費合計の3%（+消費税）」となります。 ※開催終了日の24時以降は参加登録取消できません。利用料の対象とならないよう、イベント当日までにご対応ください。 |
参加登録取消 |
| ⑩イベント情報をマイページに公開 | すべての準備が完了したら、SMOOSYマイページにイベント情報を公開してください。 SMOOSY学会ウェブサイト機能をご利用の場合、学会ウェブサイトの「イベント情報」欄にも表示されます。 |
マイページへ表示 |
| ⑪イベント案内メール送信 | 必要に応じて、会員管理の事務局画面から、イベント情報メールを一括送信してください。 | メールの送信方法（会員管理） |
2. イベント直前
| 項目 | 内容 | 参照ページ |
| ①参加費支払催促 | イベント管理画面から、支払いが完了していない参加者に督促メールを送信してください。 | メールの送信方法（イベント） |
| ②開催事前案内 | イベント管理画面から、イベント参加者に事前案内メールを送信してください。 | |
| ③参加者リストダウンロード | 参加者リストが必要な場合には、イベント管理画面からダウンロードしてください。 | 参加登録情報ダウンロード |
3. イベント当日
| 項目 | 内容 | 参照ページ |
| ①当日参加申込・現金払い分の登録 |
イベント当日に現地で参加申込や現金払いがあった場合は、イベント管理画面に登録が必要な場合に限り、代理参加登録・入金情報を登録してください。 ※開催終了日の24時以降は参加登録（代理参加登録を含む）ができません。イベント当日中に登録してください。 |
代理参加登録 銀行振込/郵便振替などのオフラインでの支払い |
| ②テスト登録の削除確認 |
テスト登録したアカウントが残っている場合は「参加登録取消」してください。 ※イベント参加登録機能の利用料は、参加登録された会員・非会員の「参加費合計の3%（+消費税）」となります。 ※開催終了日の24時以降は参加登録取消できません。利用料の対象とならないよう、必ずイベント当日中にご対応ください。 |
参加登録取消 |
4. イベント終了後
| 項目 | 内容 | 参照ページ |
| ①「開催お礼」メールの送信 |
イベント管理画面から参加者に「開催お礼」メールを送信し、領収書の発行期限を連絡してください。 ※開催終了日から1か月経過すると、参加者自身で領収書を発行できなくなります。 |
メールの送信方法 |
| ②請求書/領収書の発行 |
請求書/領収書が必要な場合は、開催終了から1か月以内にイベント管理画面からダウンロードしてください。 ※代理登録した参加者はマイページから請求書/領収書を発行することができません。 ※開催終了日から1か月経過すると参加者個別での発行はできなくなります。 開催終了1か月以降は［エクスポート］メニューから発行可能です。 |
請求書・領収書ダウンロード |
| ③入金・受付状況の変更 |
開催終了後に入金・受付状況の変更や参加登録情報の編集が必要な場合は、開催終了から1か月以内に対応してください。 ※開催終了日から1か月経過すると操作できなくなります。 |
銀行振込/郵便振替などのオフラインでの支払い 受付操作：参加費0円の参加者がいた場合（非会員） |
| ④必要情報のダウンロード （担当：イベント主催者） |
「参加登録情報」「請求書」「領収書」など、イベント担当者が必要とする情報は、開催終了後1か月以内にイベント管理画面からダウンロードしてください。 ※開催終了日から1か月経過すると、イベント担当者の管理画面からイベント情報が自動的に削除されます。 ※学会事務局のイベント管理画面では、開催終了日から3年間、情報の確認・ダウンロードが可能です。 |
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⑤イベント参加履歴の登録・マイページに表示 |
会員管理の事務局画面「履歴情報検索画面」メニューにイベントの参加履歴を登録することができます。マイページへの表示も可能です。 ※登録日から1年経過すると履歴が自動で削除されます。履歴情報管理機能（有料オプション）をご利用いただいている場合は、登録日から8年間履歴が保持されます。 ①入金済・受付済参加者の絞り込み 1. イベント管理画面の［エクスポート］メニューから「参加登録情報」データをダウンロードします。 2. 「参加登録情報」データを開き、Excelのフィルター機能でX列「入金状況・受付状況」が「入金済」「受付済」のデータを絞り込みます。 ②履歴情報管理機能へのインポート（マイページに表示） 1. 会員管理の事務局画面［履歴情報インポート］メニューで「履歴情報インポート用テンプレート（MS-Excel）」をダウンロードします。（数分かかります） 2. 「参加登録情報」データのメールアドレス列をコピーし、「履歴情報インポート用テンプレート」のE列「メールアドレス」に貼り付けます。 3. その他の必須項目を入力します。各項目の入力内容はサポートサイト「履歴情報の一括登録・一括変更・一括削除」を参照してください。 4. C列「公開設定」に「1」を入力します。 5. 会員管理の事務局画面［履歴情報インポート］メニューでデータをインポートします。 |
5. 会期終了後1年以内
| 項目 | 内容 | 参照ページ |
| ①イベント参加履歴情報のダウンロード |
イベント参加履歴の登録日から1年経過すると、履歴情報検索画面・マイページ画面から、イベント参加履歴が自動的に削除されます。 必要に応じて、期間内にダウンロードしておいてください。 ※履歴情報管理機能（有料オプション）をご利用いただいている場合は、登録日から8年間履歴が保持されます。 |
履歴情報のダウンロード 履歴情報管理機能の概要 |
6. 会期終了後3年以内
| 項目 | 内容 | 参照ページ |
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①イベント情報のダウンロード |
開催終了日から3年経過すると、学会事務局のイベント管理画面からイベント情報が自動的に削除されます。 「参加登録情報」「請求書」「領収書」など、必要な情報は、期間内にダウンロードしておいてください。 |