新規イベントの作成方法
| 1. 新規イベントの作成 | 2. 基本情報設定 | 3. イベント紹介ページ設定 | 4. 参加登録フォーム | 5. メールテンプレート設定 | 6. イベント公開設定 | 7. テスト登録 | 8. マイページへ表示 |
新規イベントの作成方法
新規イベントを作成する操作手順を説明します。
※参加登録を開始するまでは、設定内容はいつでも変更できます。
1. 新規イベントの作成
手順1
事務局画面 [イベント一覧]メニューをクリックします。
手順2
[イベント一覧]画面が表示されます。
[イベント種別設定]ボタンをクリックします。
手順3
開催予定の種別が登録されているか確認し、未登録の場合は [+イベント種別を追加]ボタンをクリックして次画面で登録します。
手順4
新規にイベントを作成する場合は、[イベント登録]ボタンをクリックします。
既存イベントを複製して編集する場合は、対象イベントの [複製]ボタンをクリックします。
手順5
イベント名や開催日等の基本情報を入力し、登録します。
2. 基本情報設定
メールの署名や参加登録者数の上限、請求書・領収書に表示する情報等を設定します。
手順1
[基本情報設定]メニューをクリックします。
最初に登録した基本情報が入力された状態で表示されます。
画面を閉じてしまった場合には、[イベント一覧]画面にアクセスし、[設定・参加者管理]ボタンをクリックしてください。
手順2
[基本情報]欄に [メール署名]項目が追加されていますので、ダミー情報を削除して更新します。
手順3
[参加登録]欄に参加登録者数の上限、免責事項を設定します。
手順4
[請求書・領収書]欄に適格請求書発行情報や支払期限日を設定し、保存します。
手順5
[設定チェックリスト]ボタンをクリックします。
手順6
各項目を確認し、チェックボックスにチェックを入れて保存します。
3. イベント紹介ページ設定
イベント紹介ページを設定します。
あらかじめサンプルを設定していますので、最初にプレビュー画面で公開イメージを確認してから、編集してください。
手順1
[イベント紹介ページ設定]メニューをクリックし、[プレビュー]ボタンをクリックします。
手順2
全体のイメージと編集箇所を確認します。
手順3
[編集する]ボタンをクリックします。
手順4
内容を編集し、保存します。
手順5
[プレビュー]ボタンをクリックし、表示を確認します。
手順6
[設定チェックリスト]ボタンをクリックし、チェックボックスにチェックを入れて保存します。
4. 参加登録フォーム設定
参加登録フォーム設定では以下を設定します。
- 参加費
- 支払方法
- 参加者への質問
- キャンセルポリシー
- 画面表示文言
4-1. 参加費
会員種別ごとに参加費を設定します。
手順1
[参加登録フォーム設定]メニューをクリックし、[参加費設定]ボタンをクリックします。
手順2
[会員]欄に個人会員の会員種別が表示されます。
会員種別ごとに、参加費、税区分、表示/非表示を設定します。
手順3
非会員の参加費、税区分、表示を設定し、保存します。
※非会員の参加費は1件以上の登録が必須です。非会員の参加者を募集しない場合は、名称を「非会員（募集していません）」等に変更して表示してください。
4-2. 支払方法設定
参加費の支払方法を設定します。
手順1
[参加登録フォーム設定]メニューをクリックし、[支払方法設定]ボタンをクリックします。
手順2
[クレジットカード決済]を利用する場合は、[編集]ボタンをクリックします。
手順3
利用設定を「有効」にし、参加者の利用可否を「利用可」にし、保存します。
参加者の利用可否を「利用不可」にすると参加者には表示されず、管理者のみが利用できます。
4-3. 参加者への質問
参加者への質問を設定します。
手順1
[参加登録フォーム設定]メニューをクリックし、[主催者からの事前アンケート]欄の [質問設定]ボタンをクリックします。
あらかじめ以下の5つのパターンでサンプルが登録されています。
- ラジオボタン
- プルダウン
- チェックボックス
- テキスト入力（短）
- テキスト入力（長）
手順2
登録されている各質問の [編集] [削除]ボタンをクリックし、内容を更新してください。
新規に追加する場合は [選択式質問を追加] [記述式質問を追加]ボタンで追加してください。
4-4. キャンセルポリシー
参加登録フォームに表示するキャンセルポリシーを編集します。
手順1
[参加登録フォーム設定]メニューをクリックし、[キャンセルポリシー]欄の[キャンセルポリシー設定]ボタンをクリックします。
手順2
内容を編集して保存します。
4-5. 画面表示文言
参加登録画面、参加登録完了画面に表示される文言を確認・編集します。
手順1
[参加登録フォーム設定]メニューをクリックします。
赤枠の表示はそのまま参加登録画面に表示されます。文言を変更する場合は [編集]ボタンをクリックして編集してください。
手順2
タブを[参加登録完了画面]に切り替えます。
赤枠の表示はそのまま参加登録完了画面に表示されます。文言を変更する場合は [編集]ボタンをクリックして編集してください。
手順3
英語画面がある場合には、[英語表示に切り替える]ボタンをクリックして、英語画面表示も確認してください。
手順4
[設定チェックリスト]ボタンをクリックし、チェックボックスにチェックを入れて保存します。
5. メールテンプレート設定
メールにはシステム操作を完了した時に自動的に送信される自動メールと、対象を検索して送信する一括送信メールの2種類があります。
自動メール
以下のタイミングで自動的にメールが送られます。
- 参加申込時
- 参加申込情報変更時
- 参加申込情報取消時
一括送信メール
以下の3つのメールテンプレートをあらかじめ登録しています。
- 未決済通知「参加登録費お支払いのお願い」
- 申込者参加方法案内「会期当日に向けたご案内」
- 開催日後参加御礼「ご参加ありがとうございました」
手順
[メールテンプレート設定]メニューをクリックします。
[編集]ボタンをクリックして内容を確認し、必要があれば更新してください。
一括送信メールはメールテンプレートを新規追加することができます。[+テンプレート追加]ボタンをクリックして追加してください。
6. イベント公開設定
イベント紹介ページを公開し、参加登録ができる状態にします。
※公開後、テスト登録して問題がないことを確認してから、マイページへ表示します。
手順1
[イベント公開設定]メニューをクリックし、[プレビュー]ボタンをクリックします。プレビュー画面で誤りや記載漏れがないことを確認します。
手順2
[公開前最終設定チェックリスト]ボタンをクリックし、チェックボックスにチェックを入れて保存します。
手順3
[イベント紹介ページ]を「公開」を選択します。
すぐに公開しない場合は「公開日時指定」を選択し、日付・時刻を選択します。
| 選択肢 | 内容 | 設定画像 |
| 公開 | すぐに公開する場合 | |
| 公開日時指定 | 指定した日時に公開する場合 | |
| 非公開 | 非公開にする場合 |
手順4
[参加登録受付・締切]で「受付中（参加登録期限指定）」を選択し、締め切り日時を設定します。
| 選択肢 | 内容 | 設定画像 |
| 受付中（参加登録期限指定） | イベント紹介ページの公開と同時に参加登録を開始し、指定した日時に締め切る場合 | |
| 受付期間外 |
・イベント紹介ページを先行公開し、参加登録開始日までは参加登録を受け付けないようにする場合 ・手動で締め切る場合 |
手順5
マイページへの表示は「表示しない」のまま、設定を保存してください。
※マイページに表示する前に必ずテスト登録して画面確認をしてください。
7. テスト登録
テスト登録して設定に間違いがないか確認します。
手順1
[イベント紹介ページURL]欄の [URLをコピーする]ボタンをクリックし、アクセスします。
手順2
イベント紹介ページが表示されます。表示に問題がないことを確認し、[参加登録へ進む]ボタンをクリックします。
手順3
参加登録ページに問題ないことを確認します。
手順4
確認後、利用料の対象とならないように、[参加登録一覧]メニューでテスト登録を検索し、[参加登録取消]ボタンをクリックして参加登録を取り消します。
※ 参加登録取消できるのは開催終了日の24時までです。
8. マイページへ表示
マイページにイベント紹介ページへのリンクを表示します。
※SMOOSY学会ウェブサイト機能をご利用の場合、学会ウェブサイトの「イベント情報」欄にも表示されます。
手順
[イベント公開設定]メニューをクリックし、マイページへの表示を「表示する」を選択し、保存します。