メールの送信方法
| 1. メールテンプレート確認・編集 | 2. メールテンプレート新規追加 | 3. メール変数一覧 | 4. メール送信 | 5. メール送信履歴 |
メールの送信方法
メールには、システム操作を完了した時に自動的に送信される自動送信メールと、対象を検索して送信する一括送信メールの2種類があります。
自動送信メール
参加者の以下の操作タイミングで自動的にメールが送られます。
※管理画面で代理参加登録、申込情報変更、申込情報取消した時は自動送信メールは送られません。
- 参加申込時
- 参加申込情報変更時
- 参加申込情報取消時
一括送信メール
以下の3つのメールテンプレートをあらかじめ登録しています。メールテンプレートを新規追加することも可能です。
- 未決済通知「参加登録費お支払いのお願い」
- 申込者参加方法案内「会期当日に向けたご案内」
- 開催日後参加御礼「ご参加ありがとうございました」
1. メールテンプレート確認・編集
登録されているメールテンプレートを確認・編集します。
手順1
[メールテンプレート設定]メニューをクリックすると、メールテンプレートの一覧が表示されます。
上段が自動送信メールテンプレートで、下段が一括送信メールテンプレートです。
確認・編集したいメールテンプレートの [編集]ボタンをクリックします。
手順2
件名・本文の内容を確認し、必要に応じて編集します。
※「${xxxx}」は利用が想定される項目を定義したメール変数です。メール送信時に、対象者の氏名や情報に自動で置き換わります。
手順3
[メール変数]ボタンをクリックすると、メール変数一覧が表示されます。必要なメール変数をコピーし、件名・本文に貼り付けてご利用ください。
2. メールテンプレート新規追加
一括送信メールは、メールテンプレートを新規追加できます。自動送信メールは追加できません。
手順1
[メールテンプレート設定]メニューをクリックし、[+メールテンプレート追加]ボタンをクリックします。
手順2
件名・本文を入力して保存してください。
必要に応じてメール変数（メール送信時に、送信先に応じた氏名や情報に置き換わります）をご利用ください。
3. メール変数一覧
利用が想定される項目を定義しています。メール送信時に、送信先に応じた氏名や情報に自動で置き換わります。
| 区分 | 項目 | 変数 |
| 学会情報 | 学会名 | ${society_name} |
| 開催情報 | イベント名 | ${event_name} |
| 開催日 | ${event_date} | |
| イベントページURL | ${event_url} | |
| 開催場所 | ${event_venue} | |
| 署名 | ${signature} | |
| 支払期限日 | ${payment_due_date} | |
|
参加情報 |
参加者メールアドレス | ${email} |
| 氏名 | ${name} | |
| 所属機関名 | ${affiliation} | |
| 参加登録情報 | 参加登録番号 | ${registration_no} |
| 参加費名 | ${registration_fee} | |
| 合計金額 | ${total_amount} | |
| 支払方法 | ${payment_method} |
4. メール送信
複数の会員に対して一括でメール送信します。
手順1
[参加登録一覧]画面で送信対象を検索します。
※検索しないと [対象者に一括メール送信]ボタンがクリックできません。
手順2
[対象者に一括メール送信]ボタンをクリックします。
手順3
[メールテンプレート]欄で送信するメールテンプレートを選択し、内容を確認して [送信内容確認]ボタンをクリックします。
手順4
[一括メール送信 - 送信内容確認]画面で問題がないことを確認し、[送信登録する]ボタンをクリックします。
手順5
送信完了画面が表示されます。
[一括メール送信履歴]ボタンをクリックすると [一括メール送信履歴]メニューに遷移し、送信履歴が確認できます。
5. メール送信履歴
5-1. 一括メール送信履歴
[一括メール送信履歴]メニューでは、[参加登録一覧]メニューから送信した一括メール送信の送信状況および履歴を確認できます。
5-2. 送信済みメール
[送信済みメール]メニューでは、自動送信メールと一括送信メール両方の送信状況と送信履歴を確認できます。
氏名やメールアドレス、会員番号で検索できます。
「メールが届かない」との問合せがあった場合には、対象者を検索してメールが送信されているかどうか確認してください。
5-3. メール送信エラー
送信状況が以下の場合はメールが送信されていません。受信者にSMOOSYシステム外で状況を確認してください。
- ソフトバウンス
- ハードバウンス
- 送信停止
- 送信エラー
※「ソフトバウンス」「ハードバウンス」の表示が反映されるまでには、メール送信後数時間かかる場合があります。送信直後はシステム上で「送信完了」と表示されますが、送信不可を検知すると「ソフトバウンス」または「ハードバウンス」に表示が変更されます。
| 送信状況 | 項目 |
| ソフトバウンス |
ソフトバウンスは受信者側の一時的な問題による送信エラーです。受信者にSMOOSYシステム外で状況を確認し、対応をお願いしてください。 よくある原因と対処法
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| ハードバウンス / 送信停止 |
ハードバウンスは恒久的な理由による送信エラーです。受信者にSMOOSYシステム外で状況を確認してください。一度でもハードバウンスとなったメールアドレスは送信停止メールアドレスとしてデータベースに登録され、それ以降メールは送信されません。
※ハードバウンス / 送信停止となったメールアドレスにメールを再送信するには、アトラスでの解除作業が必要です。受信者に確認・対応してもらった後、事務局からアトラスのサポート担当に連絡してください。 |
| 送信エラー |
メール送信自体ができなかった場合に表示します。メールアドレスが有効かどうか確認してください。 |