年次請求 / SMOOSYサポート

年次請求

1. 年会費の請求を作成	2.会費納入依頼メール送信
	2-1. 請求作成後そのままメール送信する場合	2-2. 請求作成を複数回した後にまとめてメール送信する場合

年会費等の年次請求を行います。金額の異なる会員種別の請求をまとめて作成することができます。

年次請求時に必要な操作は以下になります。

※請求作成は夜間21～7時と土・日曜日は20分ほど時間がかかります。

またサーバの処理状況によっては上記時間帯以外でも20分ほど時間がかかる場合があります。

[個人会員検索]画面（または[法人会員検索]画面）で対象者を検索して[請求情報作成]をクリックします。

※検索結果に表示されている会員に請求を作成します。必ず対象者を絞り込んでください。

[請求情報作成]画面で請求情報を入力し、[請求情報作成]ボタンをクリックします。

入力項目	内容
請求区分	「年次請求」を選択します。請求区分は会員マイページには表示されません。
請求名称	「〇〇〇〇年度年会費」または「YYYY年M月〜YYYY年M月分」など、対象年度か引当期間を含めた名称を入力してください。請求書/領収書発行機能を使用する場合、請求書/領収書の件名欄に表示されます。また会員マイページに表示されます。
引当期間	会員に請求する商品代（年会費や購読料など）の対象となる期間のことを指し、事業年度（会計年度）に基づいて設定します。システム上では1年分の会費金額の算出や、請求情報の重複作成の防止に使用されます。開始年月には対象年度と入会月を、終了年月には対象年度と事業終了月を設定してください。 ※13ヶ月以上～24ヶ月以内に設定すると2倍の金額で作成されます。25か月以上～36ヶ月以内に設定すると3倍の金額で作成されます。 ※商品に月割/四半期割/半期割を設定している場合、金額は変わります。
請求日	請求日を入力してください。また会員マイページに表示されます。
支払期限	支払期限を入力してください。また会員マイページに表示されます。 ※期限を過ぎてもシステム上で支払できなくなることはありません。

請求の[作成状況]が〈作成依頼中〉になります。少し時間をおいて[更新]ボタンで画面を更新してください。

※請求情報の作成が完了するまで、請求対象者の会員情報を変更しないでください。変更すると請求が作成できません。

《変更してはいけない例》

　　検索条件：会員状況「申請中」⇒「入会/在会」に変更

　　検索条件：会員種別「学生会員」⇒「正会員」に変更

請求の作成が完了すると、[作成状況]欄に〈作成完了〉と表示され、[作成済/対象数]欄に、請求作成の対象数と実際に作成された数が表示されます。

【[作成済/対象数]欄の数字が同じ場合】

問題なく作成できたことを示しています。この時点では、まだ会員マイページに請求情報は表示されていません。
数字部分をクリックし、「手順5」に進んでください。

年次請求3.png

【[作成済/対象数]欄の数字が一致していない場合】

何かしらが原因で、作成に失敗した請求があります。
[操作]欄の[処理結果]からExcelファイルをダウンロードして、請求が作成できなかった対象と理由を確認してください。

年次請求4.png

「未作成理由」を確認し、問題解決後、別途請求を作成してください。

請求作成_処理結果_未作成

未作成理由	対応方法
引当期間（YYYY/MM - YYYY/MM）が重複している請求が他にあります。	同じ引当期間に同じ商品を請求しています。 [個人会員請求情報検索]画面で対象の会員を検索し、重複している請求を確認してください。その後、作成済みの請求情報と重複しない引当期間を指定して請求を再作成してください。
引当期間中（YYYY/MM - YYYY/MM）会員状況が未入会です。	引当期間に会員が未入会の時期を指定しています。《例》2025年度申請者に対して、2024年度の引当期間で請求している会員の申請日が含まれるように引当期間を指定して請求を再作成してください。
引当期間中（YYYY/MM - YYYY/MM）会員状況が退会、休会、除名です。	引当期間に会員が退会、休会、除名の時期を指定しています。《例》2023年度に退会している会員に対して、2024年度の引当期間で請求している ※引当期間内に1日でも入会/在会期間があれば請求は作成されます。
請求対象商品の申込がありません。	[個人会員情報検索]画面で対象の会員を検索し、[申込情報変更]から請求する商品にチェックを入れて登録してください。その後、請求を再作成してください。