入会処理操作②会員番号を採番し会員状況を「入会/在会」に設定
| 1. 会員番号採番 |
2. 会員状況「入会/在会」に設定 | 3. 会員番号メール送信 | |
| 1-1. 画面上で会員番号を採番する | 1-2. 一括で会員番号を採番する | ||
1. 会員番号採番
入会を承認した申請者に、会員番号を採番します。
会員番号採番は、会員ごとに個別に登録する方法と、エクセルファイルに入力して一括登録する方法の2つがあります。
1-1. 画面上で会員番号を採番する
手順1
[個人会員検索]画面（または[法人会員検索]画面）で会員番号を採番する対象を検索し、[会員番号採番処理]メニューの[会員番号採番]をクリックします。
検索条件は以下になります。
パターンA 会費納入を入会承認前に行う場合
| 検索条件 | 設定値 | 注意点 | |
| 検索条件① | 会員状況 | 申請中 | |
| 検索条件② | 決済状況 | すべて決済完了 |
パターンB 会費納入を入会承認後に行う場合
| 検索条件 | 設定値 | 注意点 | ||
| 検索条件① | 会員状況 | 申請中 | ||
| 検索条件② | 入会申請状況 | 申請受理 | 済 | ※申請者情報確認時に申請受理日を登録している場合は検索条件に加えてください。 |
手順2
[最終採番会員番号]欄で最後に採番された会員番号を確認し、[採番対象者一覧]の右枠に会員番号を入力し、[登録]ボタンをクリックします。
※表示されている対象者全員に採番してください。会員番号が既に採番されている会員は、振り直した番号に更新されます。
また既に使用している会員番号を登録しようとすると、エラーを表示します。
手順3
「会員番号を更新しました」とメッセージが表示されます。[戻る]ボタンをクリックします。
1-2. 一括で会員番号を採番する
手順1
[個人会員検索]画面（または[法人会員検索]画面）で会員番号を採番する対象を検索し、[会員番号採番処理]メニューの[会員番号採番雛形ダウンロード]をクリックします。
手順2
[ダウンロード]ボタンをクリックします。
手順3
ダウンロードしたエクセルファイルを開き、[採番情報]の[会員番号]に採番する番号を入力します。
手順4
[個人会員検索]画面（または[法人会員検索]画面）の[会員番号採番処理]メニューの[会員番号一括インポート]をクリックします。
手順5
会員番号を入力したファイルを選択し、[インポート]ボタンをクリックします。
手順6
会員番号が登録中の状態になります。
時間をおいて[更新]ボタンで画面を更新してください。
※画面は自動では更新されません。
※会員番号インポート中は別の画面で操作を続けることができます。
手順7
[更新]ボタンで画面を更新し、全件の登録（更新）が完了していると、[処理状況]に＜登録完了＞と表示されます。
[処理状況]に＜登録失敗＞と表示された場合は、[エラー情報ダウンロード]の[ダウンロード]をクリックします。
ダウンロードしたファイルのエラー対象と理由を確認し、再度採番・インポート処理をしてください。
会員採番処理ができない理由
- 会員番号が未入力
- 会員番号が重複している
手順8
再度採番・インポート処理後、[更新]ボタンで画面を更新し、[処理状況]に〈登録完了〉が表示されたら、
[登録件数]で会員番号採番の数と対象数が同一であることを確認します。
2. 会員状況「入会/在会」に設定
「申請中」となっている会員状況を「入会/在会」に設定します。
※法人会員の場合は個別に行ってください。
手順1
（対象者のみが検索されていることを確認の上）[一括更新]メニューをクリックし、[会員状況一括更新]メニューをクリックします。
検索し直す場合、検索条件は以下になります。
パターンA 会費納入を入会承認前に行う場合
| 検索条件 | 設定値 | 注意点 | ||
| 検索条件① | 会員状況 | 申請中 | ||
| 検索条件② | 決済状況 | すべて決済完了 | ||
パターンB 会費納入を入会承認後に行う場合
| 検索条件 | 設定値 | 注意点 | ||
| 検索条件① | 会員状況 | 申請中 | ||
| 検索条件② | 入会申請状況 | 申請受理 | 済 | ※申請者情報確認時に申請受理日を登録している場合は検索条件に加えてください。 |
手順2
[会員状況一括更新]画面で異動日に入会日を登録し、会員状況「入会/在会」を選択し、[更新]ボタンをクリックします。
【個別に会員状況「入会/在会」に設定】
会員状況は会員ごと個別に変更することができます。
手順1
[個人会員検索]画面で対象の会員を検索して[会員状況変更]をクリックします。
手順2
[+新規追加]ボタンをクリックします。
※もともとある行の鉛筆マークで状況を変更するのではなく、必ず[+新規追加]ボタンで追加してください。
申請日と入会日が同日の場合のみ、鉛筆マークから編集で上書きしてください。
手順3
異動日に入会日を選択し、会員状況「入会/在会」を選択して[確認]ボタンをクリックして次画面で登録します。
3. 会員番号メール送信
申請者に、入会が承認されたことと採番した会員番号、また会費納入がこれからの場合は会費納入依頼をメールで送信します。
手順1
[個人会員検索]画面（または[法人会員検索]画面）の詳細検索で検索条件を指定し、検索ボタンをクリックします。[一括メール送信]メニューをクリックします。
検索条件は以下になります。
| 検索条件 | 設定値 | 注意点 | ||
| 検索条件① | 会員状況 | 入会/在会 | ||
| 検索条件② | 会員状況 | 異動日 | 開始日に入会日を指定 | |
手順2
メールテンプレートを選択し、必要であれば本文を編集します。[確認]ボタンをクリックし、次画面で送信します。
※事前にメールテンプレートを作成しておいてください。
手順3
[一括メール送信履歴]画面に遷移し、送信状況が表示されます。
時間をおいて[更新]ボタンで画面を更新します。画面は自動では更新されません。
※メール送信はサーバの処理状況と送信件数に応じて、30分ほど時間がかかる場合があります。
手順4
[更新]ボタンで画面を更新し、メール送信が完了していると、[送信状況]に〈送信完了〉が表示されます。[送信済/対象数]で作成済の数と対象数が同一であることを確認します。
[送信状況]が〈送信エラー〉になった場合は、[送信済/対象数]欄の[エラー]のリンクをクリックし、対象の会員に正しいメールアドレスに修正してください。