入会処理操作③入会金/年会費の請求を作成
| 1. 入会金/年会費の請求作成と納入依頼メール送信 | 2. 入会申請状況に入金依頼日を登録 |
1. 入会金/年会費の請求作成と納入依頼メール送信
入会金/年会費を請求します。金額の異なる会員種別の請求をまとめて作成することができます。
※ 請求作成は夜間21～7時と土・日曜日は20分ほど時間がかかります。
またサーバの処理状況によっては上記時間帯以外でも20分ほど時間がかかる場合があります。
手順1
[個人会員検索]画面（または[法人会員検索]画面）の詳細検索で検索条件を指定し、検索ボタンをクリックします。
検索結果が表示されたら、[請求情報作成]メニューをクリックします。
手順2
[請求情報作成]画面で請求情報を入力し、[請求情報作成]ボタンをクリックします。
| 入力項目 | 内容 |
| 請求区分 | 入会金と年会費を組み合わせた区分を選択します。請求区分は会員マイページには表示されません。 |
| 請求名称 |
「入会金＋〇〇〇〇年度年会費」または「YYYY年M月〜YYYY年M月分」など、対象年度か引当期間を含めた名称を入力してください 請求書/領収書発行機能を使用する場合、請求書/領収書の件名欄に表示されます。また会員マイページに表示されます。 |
| 引当期間 |
会員に請求する商品代（年会費や購読料など）の対象となる期間のことを指し、事業年度（会計年度）に基づいて設定します。 システム上では1年分の会費金額の算出や、請求情報の重複作成の防止に使用されます。 開始年月には対象年度と入会月を、終了年月には対象年度と事業終了月を設定してください。 ※13ヶ月以上～24ヶ月以内に設定すると2倍の金額で作成されます。25か月以上～36ヶ月以内に設定すると3倍の金額で作成されます。 ※商品に月割/四半期割/半期割を設定している場合、金額は変わります。 |
| 請求日 | 請求日を入力してください。会員マイページに表示されます。 |
| 支払期限 |
支払期限を入力してください。会員マイページに表示されます。 ※期限を過ぎてもシステム上で支払できなくなることはありません。 |
手順3
請求の作成状況が作成依頼中状態になります。少し時間をおいて[更新]ボタンで画面を更新してください。
※手順1の会員検索条件に一致する会員に対して請求情報を作成しています。請求情報作成中に検索条件に指定した内容を変更しないよう注意してください。請求情報の作成ができなくなります。
《例》検索条件：会員状況「申請中」⇒「入会/在会」に変更
検索条件：会員種別「学生会員」⇒「正会員」に変更
手順4
[更新]ボタンで画面を更新し、請求の作成が完了していると、[作成状況]に〈作成完了〉が表示されます。
[作成済/対象数]欄で作成済の数と対象数が同一であることを確認し、数字部分をクリックします。
[作成済/対象数]の数が違う場合は、画面右側[操作]枠の[処理結果]をクリックし、エクセルファイルをダウンロードします。
請求ができなかった対象と理由を確認し、問題解決後、別途請求を作成してください。
請求が作成できない理由
- 引当開始日が入会申請日より前の日付である。
- 引当期間の会員状況が退会、休会、除名である。※引当期間内に1日でも入会/在会期間があれば請求は作成されます。
- すでに作成済みの請求と同じ商品で引当期間が重複している（2重請求）。
- 請求対象の商品を会員が申込んでいない。
手順5
請求検索画面に遷移します。[請求内容確定]をクリックします。
※請求内容を確定すると、会員マイページに表示されます。
手順6
[確定]ボタンをクリックし、請求を確定します。
手順7
[請求・入金状況]のラベルが〈未請求〉から〈未入金〉に変更されたことを確認します。
[請求内容確定]後、そのままメール送信する場合は、[一括メール送信]をクリックします。
会員検索画面からメールを送信する場合は、会員検索画面で対象を検索してから、[一括メール送信]をクリックします。
【会員検索画面からメールを送信する場合】
検索条件は以下になります。
パターンA 会費納入を入会承認前に行う場合
| 検索条件 | 設定値 | 注意点 | ||
| 検索条件① | 会員状況 | 申請中 | ||
| 検索条件② | 決済状況 | 請求なし | ||
| 検索条件③ | 入会申請状況 | 申請受理 | 済 | ※申請者情報確認時に申請受理日を登録している場合は検索条件に加えてください。 |
パターンB 会費納入を入会承認後に行う場合
| 検索条件 | 設定値 | 注意点 | ||
| 検索条件① | 会員状況 | 入会/在会 | ||
| 検索条件② | 会員状況 | 異動開始日 | 入会日 | |
| 検索条件③ | 決済状況 | 請求なし | ||
手順8
メールテンプレートを選択し、必要であれば本文を編集します。[確認]ボタンをクリックし、次画面で送信します。
※事前にメールテンプレートを作成しておいてください。
手順9
[一括メール送信履歴]画面に遷移し、送信状況が表示されます。
時間をおいて[更新]ボタンで画面を更新します。送信件数によっては送信完了まで20分程度かかります。画面は自動では更新されません。
※手順1の会員検索条件に一致する会員に対してメールを送信しています。メールの送信が完了するまで検索条件に指定した内容を変更しないよう注意してください。メールの送信ができなくなります。
手順10
[更新]ボタンで画面を更新し、メール送信が完了していると、[送信状況]に〈送信完了〉が表示されます。[送信済/対象数]で作成済の数と対象数が同一であることを確認します。
[送信状況]が〈送信エラーあり〉になった場合の対応方法は、「「送信エラーあり」の対応方法」ページを参照してください。
2. 入会申請状況に入金依頼日を登録
[個人会員検索]画面で入金依頼日を設定し、会費納入依頼メールを送信したことを記録します。
手順1
（対象者のみが検索されていることを確認の上）[一括更新]メニューをクリックし、[入会申請状況一括更新]メニューをクリックします。
検索し直す場合、検索条件は以下になります。
| 検索条件 | 設定値 | 注意点 | ||
| 検索条件① | 会員状況 | 申請中 | ||
| 検索条件② | 決済状況 | 未決済・一部決済 | ||
| 検索条件③ | 入会申請状況 | 入金依頼 | 未済 | |
手順2
[入会申請状況一括更新]で入会申請状況「入金依頼」を選択し、変更日に依頼日を入力します。
更新する件数が正しいことを確認し、更新対象者件数を入力して[更新]ボタンをクリックします。