入会処理操作①申請者情報を確認
| 1. 申請者情報を確認 | 2. 入会申請状況に申請受理日、申請不受理日を登録 | 3. 申請内容に不備があった申請者にメール送信 |
1. 申請者情報を確認
申請者情報を確認します。
手順1
[個人会員検索]画面の詳細検索で検索条件を指定し、検索ボタンをクリックします。
検索結果が表示されたら、名前をクリックします。
検索条件は以下になります。
| 検索条件 | 設定値 | 注意点 | ||
| 検索条件① | 会員状況 | 申請中 | ||
| 検索条件② | 入会申請状況 | 申請受理 | 未済 |
※申請者情報確認時に申請受理日を登録している場合は検索条件に加えてください。 |
手順2
申請者の情報が表示されるので、申請内容に不備がないか、除名者か過去未納者ではないか等確認します。
2. 入会申請状況に申請受理日、申請不受理日を登録
申請受理日や申請不受理日などの入会申請に関する日付を設定し、[個人会員検索]画面で申請者を絞り込むことができます。
必ずしも設定の必要はありません。申請から承認までに時間を要する場合の状況の整理にご利用ください。
設定できる日付
- 申請受理日
- 入金依頼日
- 承認日
- 申請不受理日
- 申請取消日
[個人会員検索]画面の[入会申請状況]で、「済」にチェックを入れると日付が設定された申請者のみ絞り込みができます。
「未済」にチェックを入れると日付が設定されていない申請者のみ絞り込みができます。
手順1
対象者の[操作]枠[会員情報変更]をクリックします。
手順2
[入会申請状況]欄に申請内容に問題がなければ[申請受理日]、不備がある場合には[申請不受理日]を設定し、画面上下の[確認]ボタンをクリックし、次画面で登録します。
【補足】申請受理日、申請不受理日の一括登録
申請受理日や申請不受理日などの入会申請状況は、複数人まとめて一括登録が可能です。
手順1
[一括更新]メニューをクリックし、[入会申請状況一括更新]メニューをクリックします。
手順2
[入会申請状況一括更新]で入会申請状況「申請受理」を選択し、変更日を入力します。
更新する件数が正しいことを確認し、更新対象者件数を入力して[更新]ボタンをクリックします。
3. 申請内容に不備があった申請者にメール送信
申請内容に不備があった申請者にメールで確認します。
※入会承認後、事務局画面で会員状況を「申請中」から「入会/在会」に変更するまで、申請者は会員マイページで情報変更ができません。
メールで確認後、[会員情報変更]リンクより更新してください。
手順1
対象者の[メールアドレス]をクリックします。
手順2
メールテンプレートを選択し、本文に不備内容を記載します。[確認]ボタンをクリックし、次画面で送信します。
※事前にメールテンプレートを作成しておいてください。
手順3
[一括メール送信履歴]画面に遷移し、送信状況が表示されます。
時間をおいて[更新]ボタンで画面を更新します。画面は自動では更新されません。
※メール送信はサーバの処理状況と送信件数に応じて、30分ほど時間がかかる場合があります。
手順4
[更新]ボタンで画面を更新し、メール送信が完了していると、[送信状況]に〈送信完了〉が表示されます。
入会承認と会費請求を同時に行う場合は「入会処理操作②会員番号を採番し会員状況を「入会/在会」に設定」に進みます。
会費請求のみを行う場合は「入会処理操作③入会金/年会費の請求を作成」に進みます。